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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Dieci Domande per Selezionare il giusto software di consolidamento della stampa

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Oggi sono disponibili diverse soluzioni per il consolidamento dei server di stampa. Questo è abbastanza interessante, considerando che 20 anni fa, abbiamo utilizzato tutti i server di stampa senza chiederci perché.

 

Cosa è cambiato? Ora abbiamo una scelta su come strutturiamo il nostro ambiente di stampa, e c'è qualcosa di molto interessante nella rimozione dei server di stampa. Prima di tutto, questi server sono costosi e richiedono molto tempo per essere mantenuti. Per non parlare dell'impatto ambientale con l'elevato consumo di elettricità e lo spazio di archiviazione. Quindi ha senso considerare le alternative.
Con il crescente numero di soluzioni di consolidamento della stampa, come scegliere quello giusto per te? Ecco dieci domande da porre quando selezioni il software di consolidamento del server di stampa:

 

1.    Quanto della nostra stampa è basato su Windows?
Come è la tua organizzazione? Sei esclusivamente un ambiente Windows o hai esigenze aggiuntive rispetto alle normali stampe Windows? Pensa a Mac, VDI / Citrix, Epic e altri output di applicazioni. Scoprirai che molte soluzioni sono orientate verso la stampa Windows, quindi se hai bisogno di stampare da più piattaforme, il tuo elenco di opzioni si accorcia.

2.    Quali caratteristiche supporta la soluzione?
Quali caratteristiche supporta la soluzione? Vuoi una soluzione che consolidi i server di stampa e gestisca la stampa, quindi assicurati di chiedere se la soluzione offre tutte le funzionalità di gestione della stampa necessarie.

Pensa al pull printing, alle politiche di stampa, alla stampa sicura, alle quote di stampa allocate, all’allocazione dei costi, al monitoraggio dei dispositivi, alla creazione di reportistica dai dati di accounting e altro ancora. Ancora meglio, scarica la nostra checklist così da essere sicuro di non trascurare nessuna funzionalità importante.

3.    Come posso verificare le affermazioni del fornitore?
Questo tende a essere trascurato, poiché ci piace credere a ciò che vediamo e ascoltiamo. Ma spesso i venditori fanno sembrare le cose migliori di come sono, quindi è giusto chiedere una prova. Ad esempio, invece di chiedere quante stampanti possono essere supportate, prova a chiedere "Qual è il numero massimo di stampanti attualmente supportate nell’ambiente di un vostro cliente?" Questa differenza nella domanda è minima, ma ti assicura una risposta reale e non una di marketing.

4.    Potete fornire referenze reali?
Questa domanda è legata alla domanda precedente. Vuoi vedere i nomi dei clienti reali e leggere le dichiarazioni dei clienti reali. L'affidabilità è tutto, ma cosa succede se una soluzione è buona solo sulla carta? Un buon marketing può farlo. I siti Web di alcuni fornitori mostrano centinaia di loghi dei clienti, ma sono clienti realmente esistenti? Se trovi una pletora di loghi aziendali, scegli quelli che sono più simili alla tua organizzazione e chiedi al venditore i dettagli. Quindi chiedi di parlare con qualcuno di uno o più di questi clienti per verificare la referenza. Questa è una pratica comune quando si assume un nuovo dipendente, quindi perché non esercitare lo stesso scrupolo quando si seleziona il software?

5.    Quanto comunica bene il software con il nostro hardware?
I dispositivi di stampa sono intelligenti ai nostri giorni e tu vorrai una soluzione che possa "comunicare" con le tue stampanti. Non basta "dire" alle stampanti cosa fare, ma "discutere" le possibilità. Per quanto strano possa sembrare, è esattamente ciò che accade con la comunicazione bidirezionale. La soluzione di gestione della stampa e la stampante parlano tra loro e assicurano che i lavori di stampa siano eseguiti correttamente. Assicurati di sfruttare il tuo investimento in hardware e assicurati che questa casella sia spuntata quando fai la scelta di una soluzione software di consolidamento dei server e di gestione della stampa.

6.    E’ una soluzione già pronta per tutti o una soluzione su misura?
Oltre alla comunicazione bidirezionale con la stampante, è necessario avere interfacce con le vostre applicazioni aziendali. Probabilmente la tua organizzazione ha bisogno di più di una soluzione "basilare" che funzioni allo stesso modo per tutti. Pensa alle tue applicazioni aziendali critiche che possono essere eseguite su una vasta gamma di piattaforme di elaborazione, dal cellulare al mainframe. Esistono soluzioni che si espandono oltre la stampa di Microsoft Office e offrono persino possibilità di fare copie digitali al posto della stampa. Esplora le possibilità elencando le tue piattaforme e applicazioni e chiedi al fornitore di progettare una soluzione su misura per il tuo ambiente.

7.    Il supporto al pull printing è limitato ai documenti di Windows?
I dipendenti utilizzano regolarmente MS Word, Excel, PowerPoint o Adobe PDF.

Mandano un documento in stampa e vogliono recuperarlo su una delle tante stampanti della tua rete. Ci sono almeno 20 soluzioni che possono farlo. Ma se la tua azienda deve anche elaborare l'output da SAP e altre applicazioni di business, l'elenco di soluzioni è molto più breve. Assicurati di chiedere al venditore tutte le opzioni di pull printing.

8.    Che tipo di supporto per l'alta disponibilità è offerto?
Gli scenari di failover e il clustering sono due aree chiave da esplorare. La soluzione supporta il failover cluster Microsoft? Utilizza il failover DNS? È realizzato tramite un database mirror? È presente un cluster? Questa è una conversazione altamente tecnica, ma che dovrebbe svolgersi nelle fasi iniziali mentre si stanno studiando le soluzioni selezionate. Ci sono un certo numero di opzioni e modi per garantire un'elevata disponibilità, ma questa è l'unica cosa che devi avere assolutamente fin dall'inizio.

9.    Che tipo di informazioni sono disponibili per questa soluzione?
Vuoi investire in una soluzione a lungo termine, che ti permetta di adattarti alle mutevoli condizioni del mercato. Un modo semplice per garantire lo sviluppo in corso è controllare il sito web. La maggior parte delle aziende di software pubblica online le informazioni sulle versioni rilasciate. Come è cambiata la soluzione? Cosa è stato aggiunto? Hanno affrontato i cambiamenti del mercato e come lo hanno fatto? O hanno solo apportato aggiornamenti minori alla loro soluzione? Se non è chiaro, chiedi informazioni sulle principali modifiche e nuove funzionalità. Dovrai assicurarti che ciò avvenga in anticipo, in modo da non avere sorprese in seguito quando il mercato cambia e il tuo software diventa rapidamente obsoleto.

 

10.    La soluzione può adattarsi ai cambiamenti del mio business?
L'ultimo elemento da considerare è il cambiamento. Il mercato può cambiare e cambierà, così come la tua organizzazione. Dovrai essere consapevole dei limiti di ogni alternativa in modo che man mano che cresci, la soluzione possa crescere insieme a te. Ad esempio, cosa succede se cambi applicazioni o sistemi operativi? Supponiamo che tu stia utilizzando solo Windows al momento, ma in seguito dovrai iniziare a utilizzare Mac. La soluzione è progettata per accogliere questo cambiamento? In futuro, sarai tu il responsabile del contatto con il fornitore per discutere dei modi per migliorare ulteriormente i tuoi processi aziendali? Un motivo in più per pensare alla flessibilità in anticipo.

Nel caso di LRS, ti aiuteremo a identificare una soluzione o una combinazione di soluzioni che offra il massimo ritorno sull'investimento attuale e futuro. Man mano che il tuo modo di lavorare cambierà, saremo in grado di rivalutare le tue esigenze e aiutarti ad adattare i tuoi sistemi senza dover cambiare fornitore.

Solo dopo aver considerato domande come queste e aver interrogato potenziali fornitori, capirai veramente cosa ti viene offerto. Ci sono considerazioni aggiuntive, ma queste dipendono dalle tue preferenze. Pensa alla rete di supporto. È importante che il venditore abbia una sede o un ufficio vicino al tuo? Desideri acquistare tramite un rivenditore che può anche fornire hardware e servizi? Inoltre, quanto è importante la storia del fornitore? Tutte queste considerazioni ti aiuteranno a trovare la corrispondenza giusta per la tua organizzazione.

Se vuoi saperne di più sulla storia e la presenza di LRS, contattaci per un'introduzione o naviga nel nostro sito per maggiori informazioni sulla nostra azienda e sulle nostre soluzioni.

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