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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Creazione di una piattaforma digitale: implementazione del “Printing as a Service”

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Quando riceve l’incarico ogni nuovo CIO deve prendere importanti decisioni. Sicuramente il management si aspetta grandi cose nel prossimo futuro, ad esempio un valido contributo per migliorare l’agilità aziendale in un mercato altamente competitivo. Quali sono i vostri programmi per trasformare l’IT? Migliorare la sicurezza? Sfruttare tecnologie di cloud privato e pubblico? Implementare il cosiddetto “IT bimodale”? Certo, l’elenco è lungo e il tempo non è mai abbastanza, senza parlare dei limiti del budget e del personale. Oggi, per essere un buon CIO occorre pensare meglio, non pensare di più. Tentare nuovi approcci e pensare fuori dagli schemi. Affidandovi ai metodi tradizionali non arriverete mai al traguardo, almeno non nell’arco della vostra vita professionale.

Ma ho un’idea che vi aiuterà nei vostri progetti di trasformazione IT, qualcosa che probabilmente non avete ancora preso in considerazione. Si tratta di implementare il “Printing as a Service”. Proprio così. Lasciate che vi illustri il concetto: in passato, le organizzazioni IT affrontavano la questione della stampa solo in seconda battuta, e il risultato è l’infrastruttura di stampa che avete ereditato ora che siete CIO. Lo schema qui di seguito forse può essere utile per comprendere meglio cosa intendo.

Nella maggioranza delle organizzazioni gran parte delle richieste di stampa proviene dagli utenti, che creano i documenti a partire da innumerevoli dispositivi personali. Inoltre, le organizzazioni tipicamente dispongono di applicazioni aziendali che girano su diverse piattaforme server e si servono di vari tipi di stampanti e dispositivi multifunzione, producendo output per vari formati (ad esempio elettronico). Utenti finali e applicazioni aziendali producono output in vari formati, da trasmettere alle corrette destinazioni cartacee o elettroniche. A questo scopo, le organizzazioni IT hanno creato internamente un’infrastruttura ad hoc che nel tempo si è evoluta con una pianificazione e un coordinamento minimi da parte dei vari reparti IT. In genere è costituita da numerosi server con sistemi operativi diversi e da un’ampia gamma di connessioni tra l’infrastruttura di output, le applicazioni a monte e le destinazioni cartacee ed elettroniche a valle.

Tipica infrastruttura di stampa/output

Output & Print Management

Data la sua complessità, questa infrastruttura è costosa, soggetta a guasti ed errori e di difficile manutenzione. Inoltre, è un’enorme fonte di frustrazione per gli utenti finali quando i documenti non vengono stampati ed essi non hanno modo di capire perché. Non è certo quel che si dice migliorare l’esperienza cliente.

Se non siete al corrente di questi problemi di stampa, è semplicemente a causa della natura umana e della struttura “a compartimenti stagni” dell’organizzazione. I singoli reparti sprecano tempo e denaro nel tentativo di tappare le falle della diga e di offrire all’azienda servizi migliori. Perché? Ma perché la diga è loro, l’hanno costruita loro. Sono riluttanti al cambiamento, preferiscono mantenere lo status quo e continuare a usare una soluzione inadeguata. Oppure sono troppo occupati a svolgere le mansioni quotidiane per affinare gli strumenti a loro disposizione. Alcuni non sanno che esistono soluzioni migliori, altri sono convinti che ci abbia già pensato il fornitore di servizi di stampa gestiti. E soprattutto, nessuno di loro guarda al futuro, ossia a quale direzione prendere. Ma alla fin fine, nessuno ha la responsabilità dell’infrastruttura IT dell’azienda se non... voi, i CIO!

Questo tipo di infrastruttura “accidentale” oggi è come una palla al piede che ostacolerà il raggiungimento degli obiettivi IT. Siete sicuri di voler partire da una simile base? Spero proprio di no, e vi propongo un approccio diverso.

Ogni anno, Gartner conduce un sondaggio che coinvolge CIO e CEO di tutto il mondo, i cui risultati vengono riportati in un documento denominato “CIO Agenda”. Quello per l’anno 2016 si è appena concluso: il tema della “CIO Agenda” 2016 è “la realizzazione della piattaforma digitale”. Secondo Gartner, le aziende dovrebbero considerare se stesse come un insieme di piattaforme in grado di gestire qualsiasi cosa, dalle persone alla tecnologia.

Alla base di questo insieme c’è la “piattaforma tecnica”, che idealmente è composta dai componenti di base e dalle architetture della tecnologia principale. Prendendo a prestito la terminologia del modello “cloud computing”, Gartner fa riferimento al concetto di “Everything as a Service” (XaaS). Essenzialmente, sono necessarie fondamenta solide ma flessibili su cui edificare tutto il resto. Avete bisogno di un nuovo server? Velocizzatelo. Vi serve più storage? Nessun problema, è disponibile on-demand. Afferrato il concetto? La piattaforma tecnica è costituita da una serie di “servizi” fondamentali su cui si basano altri livelli/piattaforme.

Ecco dunque dove entra in campo il “Printing as a Service”. Dovete considerare la stampa come un’unica architettura middleware che acquisisce documenti da tutte le applicazioni e piattaforme e li invia a una serie di destinazioni cartacee ed elettroniche. Tale middleware offre funzionalità, livelli di servizio e un’esperienza utente coerenti e uniformi su tutte le applicazioni e le piattaforme, sotto forma di un “livello” che isola le applicazioni dalle complessità della distribuzione documentale e semplifica la fornitura di nuovi servizi senza richiedere la modifica delle applicazioni. Questo livello di servizio può essere visto come un’estensione dei servizi già offerti dal reparto IT dell’organizzazione.

Ora, collegate questo concetto di “livello” alla visione della piattaforma tecnica di Gartner, costituita da architetture tecnologiche e informative aperte e altamente modulari del tipo “Everything as a Service”. Attraverso l’implementazione di un’architettura per il livello del servizio di stampa, la piattaforma tecnica viene arricchita di una funzionalità “Printing as a Service” essenziale e di importanza critica per i processi aziendali correlati ai documenti, dove la stampa riveste un ruolo fondamentale. Dovete collegare una nuova stampante a nuove applicazioni? Niente di più facile. Dovete modernizzare le applicazioni legacy che necessitano di una funzionalità di stampa? Nessun problema. Dovete trasmettere output di applicazioni proveniente dal cloud? Presto fatto. Vi serve una soluzione che soddisfi le esigenze di una forza lavoro che impiega sempre più dispositivi mobili? Et voilà. Dovete ridurre costi e carico di lavoro del personale? Si può fare. Dovete migliorare la sicurezza della trasmissione documentale? Anche questo è possibile. Tutto è disponibile on-demand e come un’unica architettura per qualsiasi piattaforma, applicazione, formato di dati e destinazione logica/fisica.

Ora, mettete a confronto la vostra infrastruttura di stampa esistente (diagramma precedente) con la vostra futura piattaforma digitale, comprensiva di funzionalità “Printing as a Service” (di seguito).

 

Realizzazione della futura piattaforma digitale

LRS Output & Print Management

In sostanza il messaggio è questo: durante la pianificazione delle vostra futura piattaforma digitale, non fate l’errore di trascurare la gestione dell’output o della stampa, in quanto offre un’ottima opportunità di trasformare e standardizzare l’infrastruttura IT dell’azienda. Con una piattaforma tecnica priva di questo tipo di funzionalità la trasformazione aziendale sarà tutta in salita, i progetti rallentati e l’innovazione limitata. Perché? Perché è difficile creare qualcosa di nuovo partendo dal vecchio. È tempo di rinnovare tutto alla base, stampa inclusa. LRS può aiutarvi a raggiungere questo obiettivo. A voi la prossima mossa.

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