Le monde des technologies de l'information est caractérisé par son évolution constante. Les environnements mainframe centralisés ont cédé la place aux architectures client-serveur, qui ont ensuite centralisé à nouveau les applications à l’aide de clients légers et à l'informatique mobile. Entre-temps, le cloud computing, une approche qui était encore un concept flou il y a dix ans, révolutionne une fois de plus le secteur. Cette technologie sera elle aussi inévitablement remplacée par une nouvelle.
Quelle que soit la manière dont les entreprises connectent leurs applications métier à leurs utilisateurs, le besoin d'imprimer demeure. Pourquoi ? Parce que les documents sont souvent le seul vestige tangible de toutes les données précieuses traitées. (Vous en doutez ? Essayez donc de tenir entre vos mains votre maison, votre voiture ou votre assurance maladie).
Si les documents sont si importants, pourquoi l'impression semble-t-elle toujours être reléguée au second plan ?
Voici quelques arguments avancés par les entreprises pour justifier leur manque d'attention à la manière dont elles produisent, mettent en forme et distribuent leurs documents imprimés :
- « Nous n'imprimons pas beaucoup aujourd'hui, et nous prévoyons d'imprimer encore moins à l'avenir.»
C'est peut-être la perception qu'ont certaines personnes au sein de l’entreprise, mais les experts pensent autrement. Selon le cabinet d’études IDC, les entreprises du monde entier impriment environ 3 000 milliards de pages par an. Certes ce volume a peut-être légèrement diminué l’année dernière en raison du télétravail, mais certains prévoient une augmentation du nombre de pages imprimées l'année prochaine et une accélération de l'adoption des imprimantes multifonctions (MFP) en entreprise devrait s'accélérer. Ces appareils ajoutent des fonctions de numérisation et d'automatisation des flux de travail documentaires à une tâche qui consistait auparavant à seulement imprimer. Ainsi, même si les volumes d'impression physique diminuent, la nécessité de gérer les documents de manière sécurisée demeure.
- « Imprimer, ce n'est pas si compliqué. Il suffit de cliquer sur Imprimer, d'aller jusqu'à l'imprimante et de récupérer son document. Qu'y a-t-il de si difficile là-dedans ? »
Pour défendre ceux qui partagent cette opinion, l'impression est généralement facile pour eux. Souvent, ces personnes occupent des postes importants dans l'entreprise et disposent d'une équipe de techniciens hautement qualifiés qui veillent à ce qu'ils ne rencontrent jamais de problème d'impression. Ce niveau de service n'est pas accessible à tous. Lorsqu’on interroge les personnes qui configurent et entretiennent les imprimantes multifonctions, les imprimantes et autre matériel, qui installent et mettent à jour les pilotes d'impression sur les différents serveurs et qui résolvent les problèmes d'impression signalés par les utilisateurs, vous vous rendrez compte que l'impression n'est finalement pas si simple. C'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'imprimer depuis des systèmes d'entreprise comme SAP, Oracle ou des systèmes EMR (systèmes de dossier médical électronique). Une impression inefficace ou défaillante peut impacter les performances de ces applications métiers critiques. Ce qui, à son tour, a un impact sur les résultats financiers.
- « D’accord, l’impression n’est peut-être pas simple, mais c’est un peu comme la météo : des problèmes surviennent et vous ne pouvez rien y changer. Vous devez simplement faire avec. »
Excellente analogie. Imaginez l’endroit où vous aimeriez vous réfugier en cas d’ouragan ou de tornade. Imaginez maintenant un abri tout aussi robuste pour un système d’Output Management. Un système doté de fonctionnalités telles que la récupération automatique des erreurs, le chiffrement des flux d’impression pendant le transfert des documents sur le réseau et durant leur stockage sur un serveur de spool. Un système qui gère les mises à jour automatiques des pilotes d’impression sur l’ensemble du parc d’impression et qui offre une comptabilité très détaillée pour suivre à la fois la sécurité des documents et les coûts d’impression.
Certes, la gestion du trafic d’impression en déployant d’innombrables serveurs d’impression Windows disparates peut fonctionner par beau temps, mais dès que les problèmes commencent à surgir, une solution d’Output Management entièrement intégrée constitue l’option la plus sûre et la plus intéressante. Et dans les grandes entreprises, il pleut toujours quelque part.
- « Mon service a d’autres chats à fouetter. L’optimisation des processus d’impression n’est pas notre priorité. »
Encore une fois, c'est peut-être vrai. Mais c'est une problématique dont quelqu'un dans votre organisation – ou votre fournisseur de services d'impression gérés (MPS) – doit s’occuper. Et leur capacité, ou leur incapacité, à gérer les problèmes d’impression des documents de manière efficace et rapide peut avoir un impact direct sur la productivité de tous les membres de votre service. Il est donc dans l'intérêt de tous de comprendre comment les problèmes d'impression et de documents sont gérés.
- « Nous avons déjà une solution d'impression. Plusieurs, en fait. Ainsi qu’une solution de numérisation des documents. Et un système d'archivage électronique. Et... »
Vous n'êtes pas le seul dans ce cas. À mesure que les entreprises se développent, fusionnent avec d'autres entreprises, s'étendent à d'autres régions du monde, etc., elles ont tendance à conserver leurs systèmes existants et à en ajouter de nouveaux selon les besoins. Cependant, à un moment donné, il est judicieux de prendre du recul, d'examiner l'environnement global et de réfléchir à l'élimination des redondances lorsque cela est possible. Le remplacement d’une demi-douzaine de systèmes d'impression, de numérisation et de gestion de contenu obsolètes par une solution unique et évolutive d’Output Management peut réduire la complexité et les coûts. En fait, une solution intégrée de gestion des documents peut offrir aux clients un retour sur investissement supérieur à 400 % et une période d'amortissement en six mois seulement.
Comme pour beaucoup de choses (l'état de vos pneus, les performances de votre chaudière, etc.), il est facile d'oublier l'impression jusqu'à ce que les problèmes surviennent. LRS peut vous aider à identifier les problèmes et les inefficacités potentielles avant qu'ils n'aient un impact sur votre activité. Il vous suffit de penser à nous contacter.