Si vous lisez ces lignes, il y a des chances que vous compreniez l’importance de pouvoir distribuer des documents métier critiques de manière fiable et sécurisée. La question est : qu’est-ce qui vous a amené sur cette page aujourd’hui et pourquoi avez-vous décidé de consacrer du temps à la lecture de ce sujet ?
Un optimiste pourrait penser que vous envisagez proactivement de mettre en place une infrastructure d’Enterprise Output Management (EOM) robuste et flexible capable d’évoluer et de s’adapter aux changements futurs de votre entreprise et de votre environnement technologique. Une pensée plus pessimiste (et peut-être plus réaliste) est que vous êtes confrontés à de sérieux défis en ce moment – aujourd’hui – parce que quelqu’un de votre organisation dans le passé n’a pas adopté cette approche plus proactive.
En réalité, toutes les décisions que nous prenons sont prises ici et maintenant, et la mise en œuvre d’une infrastructure d’Output Management est souvent secondaire. Généralement, lorsqu’il y a un besoin actuel, l’accent est mis sur la satisfaction de ce besoin et les objectifs futurs ne retiennent que peu ou pas d’attention.
Pour les organisations qui manquent de temps, d’argent et de personnel, se concentrer sur les besoins d’aujourd’hui peut vous aider à résoudre plus rapidement les problèmes urgents de distribution de documents qui affectent les utilisateurs et les applications. Cela peut vous apporter un gain rapide, ce qui plaît à tout le monde, et vous pourriez récolter quelques avantages financiers utiles. L’inconvénient d’une approche à court terme est que la solution mise en œuvre risque de ne pas s’adapter aux besoins de demain, que les avantages financiers risquent de s’estomper au fil du temps et que la solution risque de nécessiter beaucoup plus de temps, d’argent et de personnel lorsqu’elle ne répondra plus à vos besoins. La loi de Murphy dit que cela arrivera au pire moment possible.
D’un autre côté, l’adoption d’une approche à long terme présente des avantages et des inconvénients. Du côté positif, vous risquez moins d’être dépourvus à l’avenir par les changements techniques et/ou métier que votre infrastructure de gestion des documents ne pourra pas prendre en charge. Mais intégrer de la flexibilité et de l’évolutivité signifie parfois des coûts initiaux plus élevés qui sont difficiles à vendre en interne. Votre infrastructure EOM sophistiquée pourrait facilement quadrupler sa taille ou prendre en charge instantanément un parc d’imprimantes et de multifonctions entièrement nouveau, quel que soit le fabricant. Cependant, si vous n’avez jamais fait l’expérience d’une croissance commerciale significative (par exemple, à la suite d’une fusion) ou si vous n’apportez pas de modifications majeures à votre parc d’imprimantes, vous pourriez vous retrouver propriétaire d’un environnement EOM « surdimensionné ».
La meilleure approche pour commencer à construire une nouvelle solution d’Output Management ou pour réparer la solution actuelle se situe quelque part entre la première et la deuxième approche, dans la zone où les avantages métier et le risque se chevauchent. Lorsque les avantages de la simplicité et de l’évolutivité sont mis en balance avec les coûts et la probabilité de devoir recommencer à zéro.
Quand il s’agit d’évaluer les avantages à court et à long terme, il est essentiel de faire preuve d’honnêteté à l’égard de votre environnement actuel. Votre solution actuelle d’Output Management répond-elle aux besoins actuels de votre entreprise ? Y a-t-il des initiatives technologiques ou métier à l’horizon (par exemple, le déplacement d’applications clés vers le Cloud, l’adoption d’un lieu de travail à distance/hybride/ RTO -Return to Office -, l’adoption de la sécurité Zero-Trust, etc.) que votre solution EOM devra prendre en charge ? Si votre réponse à la première partie de cette question est « non », il est probable que votre solution EOM actuelle ne prendra pas en charge ces futures initiatives. Le choix d’une nouvelle solution EOM est crucial.
Quelques mots sur moi : je n’ai pas toujours travaillé chez LRS. Il y a quelques années encore, j’étais Directeur Technologique pour l’une des plus grandes entreprises pharmaceutiques du monde et j’étais responsable de la mise en œuvre de sa solution globale d’Output Management. Après quelques années à étendre et à faire évoluer l’infrastructure EOM existante à 300 serveurs au niveau mondial, nous avons réalisé que certains de nos besoins n’étaient pas satisfaits et que nos besoins futurs ne seraient pas pris en charge. Il était temps de trouver une nouvelle solution EOM.
Forts de plusieurs années d’expérience, nous disposions des connaissances nécessaires pour identifier la technologie de base et construire la solution d’entreprise au niveau mondial demandée par nos utilisateurs. Lors de l’évaluation de notre environnement existant, les critères suivants se sont révélés essentiels pour notre prochaine solution EOM :
- Capacité à s’adapter aux besoins dans l’ensemble de l’entreprise
- Haute disponibilité et redondance grâce au support d’un équilibreur de charges
- Approche agnostique de l’imprimante qui nous permettrait de changer de fournisseurs de matériel en fonction de l’évolution des prix et des capacités
- Support technologique centralisé et distribué
- Prise en charge des opérations d’impression et de numérisation sécurisées pour la protection des données
Lorsque vous choisissez un nouveau fournisseur et sa solution EOM, il est important que vous ayez évalué votre environnement et que vous puissiez fournir ce à quoi ressemble une conception d’entreprise. Avant de solliciter l’avis de fournisseurs potentiels, cette conception devrait se concentrer sur les objectifs actuels de votre société ainsi que sur toutes initiatives futures. Présentez ce projet aux fournisseurs potentiels et demandez-leur de vous expliquer leur solution peut vous permettre d’atteindre vos objectifs. Permettez leur d’adapter votre conception mais assurez-vous que les objectifs de votre entreprise ne sont pas compromis.
Une fois que vous avez choisi votre fournisseur et sa solution, votre conception actualisée peut être utilisée comme point de départ pour construire votre solution d’entreprise. Dans notre cas, nous avons choisi LRS et sa solution d’Output Management parce qu’elle répondait à toutes nos attentes et qu’elle offrait à mon entreprise une solution hautement disponible à l’échelle mondiale qui répondait aux exigences de mon entreprise.
La mise en œuvre d’une solution globale d’Output Management dans l’ensemble de l’entreprise est compliqué, mais cela ne veut pas dire que c’est impossible. Il est essentiel de prendre votre temps, d’être honnête avec soi-même et de sélectionner le meilleur fournisseur d’Output Management pour répondre à vos besoins prévisibles.
N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez discuter de certains des aspects de cet article ou si vous souhaitez obtenir de l’aide pour la conception d’une solution EOM qui convienne parfaitement à vos besoins présents et futurs.