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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Le bureau du futur n’est pas si loin

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La transformation fait partie intégrante des entreprises depuis très longtemps. Cependant, les transformations étaient bien plus faciles et pas aussi perturbantes que nous les percevons aujourd’hui.

Le terme numérisation est très général, et selon votre industrie et votre mentalité, il donne lieu à de nombreuses interprétations. Pour un DSI, cela sous-entend une infrastructure évolutive et à haut débit, pour un autre, une manière de travailler totalement différente, comme dans le cas de l’automatisation et de l’apprentissage machine. Le sens qu’on lui donne dépend du niveau de maturité de votre entreprise et des besoins commerciaux de votre industrie.

La plupart de ces définitions ont une chose en commun : les processus de travail vont changer à l’avenir. Évidemment, ce changement a également un impact sur la technologie que nous devrons proposer et que l’utilisateur final consommera. Ainsi, le lieu de travail digital ou du futur est proche, et la façon dont nos clients consomment les services IT internes devront changer, car les utilisateurs travailleront partout, sur tous les types d’appareil, et à l’aide de nouveaux outils et applications très spécialisés.

Il faut adopter de changements pour des raisons évidentes :

  1. Efficacité de l’entreprise : proposer des environnements de travail personnalisés et précis aide les employés à gagner en vitesse et en efficacité
  2. Changement culturel chez les employés plus jeunes : il sera essentiel pour les entreprises de recruter de nouveaux talents avec des compétences numériques, mais cette nouvelle génération n’a pas les mêmes motivations que les nôtres. Pour eux, l’argent n’est pas une motivation suffisante. Ils désirent concilier travail et vie privée et disposer d’un environnement de travail « cool » et stimulant. L'image de l’entreprise est au moins aussi nécessaire que l’aspect purement financier. La vie privée et la vie professionnelle vont fusionner et seront en symbiose.
  3. Agilité et vitesse : à l’époque du copier-coller et où l’on a accès à une quantité infinie de données, le seul avantage durable d’une entreprise sera la vitesse. Arriver premier et être plus rapide que la concurrence fera toute la différence
  4. Facilité d’utilisation : si votre service IT ne recueille pas un taux élevé de satisfaction des utilisateurs et de self-services consommables, l’usage sera en baisse, et cela aura un impact sur la productivité de l’entreprise

Le bureau du futur sera peut-être plus efficace, mais le chemin qui y mène sera semé d’embûches techniques et culturelles. Souvent, la numérisation requiert beaucoup d’efforts puisque l’infrastructure existante et l’organisation IT demeurent en place. Il est clair que cela doit changer. Je préfère personnellement faire la distinction entre les concepts de Numérisation et de Digitation, c’est-à-dire que la digitation prépare, change l’infrastructure et l’intergiciel pour permettre la numérisation. Les organisations IT doivent devenir un fournisseur de services responsable d’une équipe bien spécifique plutôt qu’une équipe spécialisée en charge d’un silo technique donné.

Prenons l’exemple simple d’un output sous forme de document. L’impression n’est qu’une facette de la gestion d’output, la numérisation de documents en est une autre, et la sécurité (à savoir une solution de pull printing et un chiffrement) en sont d’autres. Pour cette facette précise du service IT, les entreprises disposent d’au moins trois équipes différentes. Chaque équipe se focalise sur son propre silo technique, qui se rapporte à là d’où vient l’output et là où il doit aller. Vous pensez que ça ne s’applique pas à votre entreprise ? Détrompez-vous...si un utilisateur a un problème d'impression, plusieurs équipes se précipitent pour vérifier leur silo technique. L’équipe de bureau gère la couche « device », l’équipe de serveur d’impression vérifie l’intergiciel (paramètres des pilotes, la gestion de la file d’attente, etc.), puis l’équipe de périphériques d’impression, responsable des imprimantes et du lecteur de carte pour la solution de pull printing. Cela se complexifie davantage si le document est soumis depuis un appareil mobile ou dans un environnement virtuel comme Citrix ou VMware.

Hmmm... En plus de tout cela, il reste encore l’impression des applications en arrière-plan, par exemple, des systèmes SAP. Certaines de ces applications sont essentielles à l’entreprise, comme le logiciel qui gère l’impression dans les processus de production et logistique avec les étiquettes, les documents de transport, les listes de mise en service, etc. L’activité principale de votre entreprise sera à l’arrêt si vous ne pouvez pas imprimer ces documents. Résultat, un billet d’aide sera transmis à votre équipe SAP. Peut-être que le problème vient du réseau, puisqu’il est impossible d’accéder à l’imprimante. Oh, et n’oubliez pas que certains systèmes fonctionnent avec le cloud, ce qui présente un nouveau problème pour l’impression, et un autre silo technique à prendre en compte dans ce contexte.

Comme vous pouvez le constater, c’est extrêmement complexe, et une chose aussi simple que l’impression peut affecter la productivité de votre entreprise. Il paraît logique de rationaliser l’architecture de ce service IT et de modifier l’organisation de support en conséquence. Au lieu d’avoir des silos techniques distincts, établissez une équipe d’impression centralisée capable de détecter et de résoudre tous les problèmes mentionnés plus haut. Non seulement c'est important pour l’impression, mais également pour tous vos services IT. Plus il y a d’applications, d’outils et de périphériques, plus il est essentiel de simplifier votre environnement.

Les solutions qui vous aident à réduire la complexité et à fournir une vue holistique et centralisée constituent un moyen d’atteindre un degré de digitation qui permet ensuite la numérisation. Cependant, il est crucial de ne pas oublier le changement culturel que cela implique lorsque votre organisation IT passe d’un seul responsable à plusieurs équipes. Ce n’est pas facile, car nos collègues techniques adorent leurs systèmes et applications vieux de dix ans qu’ils maîtrisent. Qui pourrait leur en vouloir ?

Transformation numérique : pas « si », mais « quand »

D’une certaine façon, la transformation numérique nous pousse de plus en plus vers le changement. Par exemple, de nos jours, il n’est pas toujours possible d’acheter quelque chose et de le posséder. Au lieu de cela, nous payons pour avoir accès à une certaine fonction. Nous cherchons la productivité, pas la solution.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises vont vers un monde digital où elles considèrent un logiciel comme service (SaaS) plutôt qu’un produit qu’elles peuvent/ont besoin de posséder. Afin de réussir à s’adapter à ce monde, les entreprises doivent s’informer et apprendre des leaders d’autres industries. La recherche autonome ne mène pas bien loin. Il est utile d’avoir un partenaire de confiance à ses côtés...surtout un expert dans un domaine, disposé à en apprendre plus sur votre entreprise et à vous aider à développer une stratégie à long terme. La mise en place d’une « solution unique » peut résoudre des problèmes isolés pendant un temps, mais c’est loin de mener à la réussite, et cela vous causera vite de plus gros problèmes. Vous devez développer une approche holistique du service nécessaire à votre entreprise plutôt que de chercher à créer plus de silos techniques isolés.

Voyez grand, commencez petit

Nous connaissons tous cette expression : « Comment mange-t-on un éléphant ? En prenant une bouchée à la fois. » Pendant près de quarante ans, le logiciel de LRS garantit une transmission sûre et fiable des documents critiques afin d’assurer la continuité des processus des clients.

Au lieu de fournir des solutions uniques qui résolvent des problèmes liés à un seul document, nous proposons une suite intégrée de produits qui gère tous les aspects de la capture d’un document : la mise en forme, la protection et la transmission. Il se trouve que les produits individualisés de cette solution existent en portions de la taille d’une bouchée. Notre suite Gestion d’output pour entreprise est une solution holistique qui permet à nos clients de se débarrasser de leurs silos techniques pour la numérisation, l’impression et le scannage de documents dans toute l’architecture de l’entreprise. De mainframe à mobile, du bureau au cloud, et de backend à l’excellence.

Nous aimons conseiller à nos clients de « voir grand mais de commencer petit. » Les entreprises peuvent, et c’est souvent le cas, commencer par un ou plusieurs de nos modules de la suite EOM et la développer au fur et à mesure que leurs exigences professionnelles changent. Cependant, à mesure que leurs besoins évoluent, la nature modulaire de la solution de LRS leur permet d’ajouter des fonctionnalités sans effort et à bas coût, tout en protégeant les investissements réalisés dans leur environnement actuel.

LRS vous propose de commencer maintenant et de préparer votre architecture pour affronter les défis de numérisation du bureau du futur. Grâce à notre suite EOM, vous pouvez éliminer toutes les solutions uniques mises en place pour l’impression depuis vos différents canaux techniques. En faisant cela, vous éliminerez non seulement les composants logiciels mais également les centaines de serveurs d’impression et d’authentification de pull printing de votre entreprise. De plus, nous réduisons de manière significative les efforts en matière de changement et de gestion d’incidents. L’IDC rapporte que grâce au logiciel de LRS, il y a 80% d’assistance en moins et 99% de stabilité en plus. En association avec nos outils de libre-service, cela permet d’améliorer grandement la satisfaction des utilisateurs et l’analyse de rentabilisation. Plus important encore, cela préparera votre entreprise pour le futur de la numérisation en proposant une base standardisée pour tous les services d’impression, de scan et de numérisation de documents basés sur une seule solution.

Peu importe la façon dont une entreprise souhaite imprimer, LRS peut gérer ce choix à partir d’un point de contrôle centralisé. Tout cela sans risquer d’interrompre les processus opérationnels à cause d’échecs d’impression.

Que réserve l’avenir aux entreprises qui commencent à travailler avec LRS aujourd’hui ? Ces clients ont la certitude que nos solutions répondent à leurs besoins. Personne ne sait ce que nous réserve l’avenir, mais du point de vue de la production de document, LRS a ce qu’il vous faut. Aujourd’hui, demain et pour longtemps encore.

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