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Levi, Ray & Shoup, Inc.

¿Quién está realmente imprimiendo qué, dónde y cuándo?

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¡Bienvenido de nuevo! Durante las últimas semanas, he abordado cómo garantizar que todas sus bases estén cubiertas por un acuerdo de servicios gestionados de impresión (MPS, por sus siglas en inglés). Examinamos los orígenes del output y cómo eso puede afectar al valor que obtiene de su inversión en MPS. Esta semana, examinaremos el «quién, qué, dónde y cuándo» de la impresión y, más concretamente, el tema de la «responsabilidad y la auditoría».

Asumo que usted ya tiene un contrato MPS o al menos está valorando uno. Una pregunta es si todos sus dispositivos están cubiertos actualmente por los acuerdos. La experiencia muestra que los clientes a menudo tienen una combinación de uno o más acuerdos de MPS, además de dispositivos que no están cubiertos por estos contratos. 

Como ejemplo, en los campos de la manufactura, el almacenaje y la logística, las impresoras térmicas de etiquetas son cruciales para las operaciones de negocio. Sin embargo, al tratarse de dispositivos especializados, suelen encontrarse fuera del alcance de los MPS. Un cliente bancario con el que trabajé tenía dos acuerdos MPS diferentes. El primero era para dispositivos de la sede central (grandes dispositivos multifunción con un ratio de usuario por dispositivo muy alto pero que apenas se ocupaba de impresiones críticas o urgentes). También existía un MPS separado con una segunda compañía para la red de sucursales con objetivos de avería y reparación mucho más agresivos. El objetivo del cliente era proporcionar el mejor servicio posible para cada conjunto específico de requerimientos. Además, existían otros dispositivos fuera del alcance de ambos acuerdos. 

Pregunta: ¿cómo puede comprender la posición «quién, qué, dónde y cuándo» de forma consistente cuando es posible que tenga diferentes formatos de información contable desde diferentes proveedores de MPS y ningún dato sobre los dispositivos no cubiertos por estos acuerdos? ¿Puede siquiera ver el «quién» en los informes MPS? Normalmente no, o (como vimos en una entrada anterior) solo para una cuenta de usuario Windows, en cuyo caso el output desde aplicaciones críticas de negocio como SAP cae en la categoría contable «Otro». 

Los informes MPS se usan principalmente como mecanismo de facturación (se le factura desde el proveedor de MPS) y no como método, para que comprenda las conductas de impresión del usuario o para que traslade los costes a sus usuarios finales. Como consecuencia, los informes MPS se basan en el uso a nivel de dispositivo, normalmente mostrando el número de páginas, si la impresión es a color o mono, y posiblemente si es símplex o dúplex. En una entrada anterior del blog abordamos la seguridad y confidencialidad de los documentos, centrándonos en los orígenes del output. Sin embargo, si solo vemos la actividad de impresión para el subconjunto de dispositivos que forman parte del contrato, no hay forma de validar que un documento se ha entregado con éxito (por ejemplo, un certificado fiscal de cierre de ejercicio). Tampoco podemos determinar quién ha impreso un documento confidencial y a dónde se envió.

Para gestionar el coste de impresión en su empresa, debe establecer una visión consistente de la impresión —sin importar el tipo de dispositivo o proveedor MPS— hasta llegar al nivel de dispositivo, documento o usuario. Esto también permitirá una auditoría completa. Con el tiempo, analizar estos datos se convierte en una disciplina periódica y no solo una respuesta táctica a una infracción de confidencialidad o una forma de tomar una referencia antes de emitir una solicitud de propuestas para un MPS. 

Una de mis historias favoritas sobre clientes tiene que ver con una compañía con unos 60.000 usuarios que no hizo otra cosa que publicar las estadísticas de impresión a nivel de usuario y los costes de impresión asociados en un portal interno. En una semana, y sin ninguna otra acción, las impresiones habían bajado en torno al 10 %. No tiene nada que ver con políticas de impresión o los beneficios de la impresión pull... todo fue producto de un cambio de comportamiento. ¡Eso sí que es rentable! 

La misma compañía utilizó este informe para determinar quién era responsable cuando se imprimía un documento altamente confidencial, se dejaba en la bandeja de la impresora y luego lo recogía una compañía externa. La funcionalidad de impresión pull podría haber evitado esta infracción, pero puesto que el informe procedía de un proceso SAP, esto solo habría funcionado si hubieran estado enviando todo el output de SAP a través de impresión pull, algo en lo que pocas compañías piensan.

Así que, ¿dispone de una visión 360° de su impresión actual? ¿Tanto desde una posición de auditoría o de conformidad como desde una posición de uso? Sin comprender la posición actual, ¿cómo puede determinar la posición futura deseada para un MPS? Con demasiada frecuencia, las compañías tienen una forma curiosa de determinar el uso de referencia de la impresión antes de emitir una solicitud de propuestas para un acuerdo MPS. La respuesta más común es: «¡Les pedimos a los licitadores que nos lo digan!» (Recordaré una vez más que este no es un artículo contra los MPS, ¿pero en qué otro ámbito permitiríamos que sucediera algo así? ¡Es como si dejáramos que un pirómano se ocupara de proteger el bosque!). 

Si examina el control y auditoría de la impresión de forma consistente en todos los dispositivos gestionados y no gestionados, tomará las riendas del control de los costes de impresión así como de la seguridad de los documentos. En cuanto al uso de la impresión, asumiendo que comprende su estado actual, antes de un MPS, puede que sea capaz de lograr algunas reducciones de dispositivos por su cuenta. 

En resumen, debe exigir saber a nivel de usuario y de documento: qué se está imprimiendo, dónde, cuándo y por quién. Debe recibir toda esta información de forma consistente e inmediata.

Mi tema final cuando tratamos de extraer más valor de nuestra inversión en MPS es la reducción de las impresiones que, probablemente, es el valor añadido más importante del MPS. Nos vemos en una semana.

Steve

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