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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Impresión en red y seguridad

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Es fácil ignorar o trivializar las necesidades de seguridad de la impresión. Después de todo, no es más que impresión, ¿verdad? ¿Existe algún riesgo real? La respuesta breve es «no», asumiendo que todos los documentos impresos pueden compartirse libremente con cualquier persona de la organización. Sin embargo, esa es una asunción ridícula en el mundo de la empresa, donde es importante proteger la información sensible o confidencial, y limitar el acceso en función de lo que cada uno necesita saber. Cada día, las impresoras procesan documentos que son creados por usuarios y aplicaciones de negocio de toda la empresa. Algunos de estos documentos representan un desperdicio de papel. Otros representan información de alto secreto.

¿Por qué las impresoras y los dispositivos multifunción en red representan un riesgo considerable para la seguridad? Precisamente porque muchas personas en la organización de TI no ven la impresión como un área con un riesgo de seguridad elevado. Básicamente, es la falta de concienciación y atención sobre las posibles brechas de seguridad la que hace que esta área sea vulnerable ante amenazas internas. Si todos asumen que todo está bien, ¿quién se queda protegiendo el gallinero del ataque del zorro? Me temo que ese es usted. Así que sería buena idea examinar algunas funciones importantes para proteger mejor la red de impresión en toda su empresa.  

¿Qué es la «impresión segura»?

Cuando muchos proveedores de software de impresión hablan de «impresión segura», normalmente están hablando de una solución de impresión Pull. Muchos de nosotros estamos familiarizados con esa función popular, también conocida como «envío seguro» o impresión «follow me». Es cuando los usuarios envían documentos a impresión desde sus escritorios, pero los documentos se quedan en una cola hasta que los usuarios se autentifican en un dispositivo y solo entonces se imprimen.

La impresión Pull proporciona muchas ventajas. Protege la información sensible durante el proceso de impresión, reduce el coste de eliminar documentos no recogidos, y aumenta la movilidad y productividad de los usuarios, permitiéndoles imprimir dónde y cuándo quieran. En términos de seguridad, una solución Pull garantiza que un usuario autentificado está en el dispositivo cuando sus documentos se envían a imprimir. Esto es crucial cuando las impresoras y los dispositivos multifunción son compartidos entre muchos usuarios en el entorno de trabajo. Los usuarios ya no tienen que correr hasta la impresora para garantizar que nadie más se marcha con sus documentos. Sin una función de este tipo, las empresas están expuestas a sufrir infracciones de seguridad porque la información sensible puede acabar fácilmente en las manos equivocadas.

Sin embargo, la seguridad de impresión va más allá de una mera solución Pull. ¿Qué le parecería proteger los datos de impresión a medida que se desplazan por la red desde el dispositivo informático del usuario hasta la impresora? ¿Cómo puede impedir que alguien «husmee» los datos de impresión que circulan por la red usando herramientas fácilmente disponibles que se pueden encontrar gratuitamente en Internet? La respuesta es sencilla: encriptando los datos. 

IPPS, SSL, LRSQ, uf... 

Hace tiempo que LRS permite encriptar los trabajos de impresión usando su software cliente LRSQueue (LRSQ para abreviar). Este cliente proporciona una interfaz de línea de comando que permite a usuarios y aplicaciones en múltiples plataformas explotar las funciones de los productos de gestión de impresión y output de LRS. Para resumirlo, piense en LRSQ como un comando de impresión súper potente que utiliza la tecnología AES (Advanced Encryption Standard) para proteger el contenido de los documentos desde el envío hasta la entrega en el servidor de output LRS. Algunos de nuestros socios y otros proveedores tecnológicos han añadido LRSQ a sus soluciones precisamente por este motivo.

Sin embargo, no todos los usuarios y aplicaciones son capaces de utilizar LRSQ y también existe la necesidad de un mecanismo estándar en el sector para encriptar trabajos de impresión entre el servidor de output LRS y los dispositivos de impresión. Para satisfacer estas dos necesidades, hemos optimizado recientemente nuestra solución de gestión de impresión y output para recibir y enviar trabajos de impresión usando IPPS (Internet Printing Protocol over SSL). Esta nueva función encripta los trabajos de impresión enviados a través de escritorios Windows, Mac y Linux para garantizar la transmisión segura a través de la red hasta el servidor de output LRS. A su vez, los trabajos de impresión enviados desde el servidor hacia una impresora o un dispositivo multifunción en red también pueden encriptarse. Así como sus transacciones bancarias online se transmiten a través de una conexión HTTPS para garantizar su seguridad, sus trabajos de impresión pueden utilizar IPPS para proteger sus datos de impresión.

Otras medidas de seguridad

¿Qué más puede hacerse para mejorar la seguridad de la impresión en red? Marcas de agua, por ejemplo. El software LRS puede añadir marcas de agua a los documentos de forma dinámica sin hacer cambios en la aplicación, lo que permite a las organizaciones clasificar documentos en función de las directrices de la compañía (p.ej., únicamente para uso interno, confidencial, datos de prueba, etc.). Las marcas de agua son una ayuda potente y visual que recuerda a los usuarios la necesidad de gestionar, proteger y eliminar correctamente el material impreso. 

Finalmente, es importante controlar «quién» imprime «qué», «cuándo» y «dónde». Es aquí donde entra en juego una función integral de auditoría de impresión que ayude a las organizaciones a controlar los costes y mejorar el cumplimiento de las directrices normativas y corporativas. «Confía pero comprueba» sigue siendo un consejo aplicable hoy en día.

Un enfoque holístico de la seguridad de impresión

A diferencia de los productos de otros proveedores, LRS adopta un enfoque holístico sobre la seguridad y la impresión en red. Proporcionamos funciones de seguridad de impresión que cubren una amplia gama de aplicaciones y plataformas, desde el canal móvil hasta el mainframe. En pocas palabras, ¿por qué este tema importante debe limitarse a un subconjunto de aplicaciones y plataformas informáticas? En LRS, creemos que las organizaciones no deberían sacrificar funciones por su ánimo de estandarización. Puede y debe exigir un enfoque holístico en todo lo referente a la seguridad. 

Para decirlo llanamente, LRS no está especializada únicamente en seguridad e impresión en red. Comprendemos la importancia de la seguridad de los datos para las grandes empresas de todo el mundo y eso es lo que impulsa nuestra estrategia para ser líderes globales en soluciones de impresión seguras. 

Denos la oportunidad de abordar sus preocupaciones y necesidades en cuanto a seguridad de la impresión. Le ayudaremos a eliminar sus lagunas en la seguridad de la impresión en toda la empresa, desde los escritorios de los usuarios hasta las aplicaciones críticas de negocio. Una vez implementada la solución LRS, la seguridad de su impresión en red estará bajo control. Lo que le permitirá tener más tiempo para detectar y eliminar otras lagunas de seguridad en su entorno.

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