El mundo de la informática se caracteriza por un cambio constante. Los entornos de mainframe centralizados dieron paso a las arquitecturas cliente-servidor, que posteriormente volvieron a recentralizar las aplicaciones mediante clientes ligeros y la informática móvil. Más recientemente, la computación en la nube —un enfoque que hace apenas una década aún no estaba claramente definido— ha vuelto a transformar el panorama tecnológico. Inevitablemente, también será sustituida algún día por nuevos modelos.
Independientemente de cómo las organizaciones conecten sus aplicaciones de negocio con las personas que las utilizan, siempre ha existido una necesidad constante: imprimir. ¿Por qué? Porque, en muchos casos, los documentos son el único artefacto tangible que representa todos los datos valiosos que se procesan a diario. ¿No te convence? Intenta “sujetar” en tus manos tu vivienda, tu vehículo o tu póliza de seguro.
Si los documentos son tan importantes, ¿por qué da la sensación de que la impresión siempre queda en un segundo plano?
Estos son algunos de los argumentos más habituales que utilizan las organizaciones para justificar por qué no prestan mayor atención a cómo se generan, formatean y distribuyen los documentos impresos:
- “Hoy en día, no imprimimos mucho, y planeamos imprimir aún menos en el futuro”.
Bien, puede que esta sea la percepción de algunas personas en la organización, pero los expertos no dicen lo mismo. Según IDC, organizaciones de todo el mundo imprimen unos 3 trillones de páginas al año. Puede que esta cifra disminuyera ligeramente durante el año de la pandemia cuando la gente no iba a la oficina, pero algunos predicen que la cantidad de páginas aumentará el próximo año, y se prevé que la adopción de MFPs en oficinas se acelerará. Estos dispositivos ya no se limitan a imprimir, sino que incorporan capacidades avanzadas de escaneado y automatización de flujos documentales. Por ello, incluso aunque los volúmenes de impresión física disminuyan progresivamente, la necesidad de gestionar documentos de forma segura seguirá siendo crítica.
- “Imprimir no tiene mayor complicación: pulsas Imprimir, vas a la impresora y recoges el documento. ¿Dónde está el problema?”.
Desde el punto de vista de quienes sostienen esta opinión, la impresión suele funcionar sin incidencias. En muchos casos, esto se debe a que ocupan puestos de responsabilidad y cuentan con equipos técnicos altamente cualificados que se encargan de que todo funcione correctamente.
Sin embargo, esta no es la realidad para todos los usuarios. Si preguntas a los profesionales que configuran y mantienen las impresoras y los equipos multifunción, que instalan y actualizan drivers en distintos servidores, o que resuelven incidencias reportadas por los usuarios, descubrirás que la impresión dista mucho de ser trivial. Esto es especialmente cierto cuando se trata de imprimir desde sistemas corporativos back-end como SAP, Oracle o soluciones clínicas (EMR). Una impresión ineficiente o fallida puede afectar directamente al rendimiento de estas aplicaciones críticas y, en última instancia, impactar en los resultados del negocio.
- “De acuerdo, imprimir no es tan sencillo, pero es como el clima: hay cosas que no se pueden controlar y solo queda adaptarse”.
Es una analogía interesante. Ahora bien, piensa dónde preferirías resguardarte durante un huracán o un tornado. A continuación, traslada esa misma idea a un sistema de gestión de output robusto y bien diseñado.
Hablamos de una solución capaz de ofrecer recuperación automática ante errores, cifrado del tráfico de impresión tanto en tránsito como en reposo —por ejemplo, en servidores de spool—, actualización centralizada de drivers en todo el entorno y una contabilización detallada que permita auditar la seguridad de los documentos y los costes de impresión.
Gestionar el tráfico de impresión mediante múltiples servidores Windows Print Servers puede ser suficiente en un «día despejado». Sin embargo, cuando empiezan a aparecer problemas o incidencias, una solución de gestión de output totalmente integrada se convierte en una opción mucho más segura y fiable. Y en las grandes organizaciones, siempre hay alguna tormenta en curso.
- “Nuestro departamento tiene prioridades más importantes. Optimizar la impresión no es una de ellas”.
Puede que sea cierto, pero alguien dentro de la organización —o el proveedor de servicios de impresión gestionados (MPS)— debe hacerse cargo de ello. La eficacia, o la falta de ella, a la hora de gestionar los documentos puede tener un impacto directo en la productividad de todos los departamentos.
Por este motivo, comprender cómo se gestionan la impresión y los documentos dentro de la organización no es solo una cuestión técnica, sino un factor que beneficia a todas las áreas del negocio.
- “Ya tenemos una solución de impresión. De hecho, varias. Y también una de escaneado, un archivo electrónico de documentos, y…”.
No estás solo. A medida que las organizaciones crecen, se fusionan, se expanden internacionalmente o incorporan nuevas líneas de negocio, tienden a conservar los sistemas existentes y a añadir otros nuevos cuando surge la necesidad. Con el tiempo, este enfoque genera complejidad, solapamientos y costes innecesarios.
En muchos casos, resulta conveniente dar un paso atrás, analizar el entorno en su conjunto e identificar oportunidades para eliminar redundancias. Sustituir múltiples sistemas heredados de impresión, escaneado y gestión documental por una única solución escalable de gestión de output puede reducir de forma significativa tanto la complejidad como el coste. De hecho, una plataforma integrada de gestión documental puede ofrecer a los clientes un retorno de la inversión de más de un 400% y un plazo de amortización de seis meses.
Al igual que ocurre con otros aspectos del día a día —el estado de los neumáticos, el rendimiento de un sistema de climatización, etc.—, es fácil olvidarse de la impresión hasta que algo deja de funcionar. En LRS podemos ayudarte a identificar riesgos, ineficiencias y oportunidades de mejora antes de que afecten a la continuidad de tu negocio. Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros.