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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Impresión de datos, parte 2: informes del uso de impresión

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En esta trilogía de publicaciones en el blog estamos tratando los métodos de recopilación, generación de informes y análisis de los datos de impresión procedentes de diversas fuentes. En la primera parte, tratamos la recopilación de datos y cómo podemos evitar lagunas en los datos de impresión. En este segundo número, trataremos la creación, programación y distribución de informes de tareas como refacturaciones, asignaciones de costes e informes de resumen de tareas de administración básicas.

Históricamente, el software de contabilidad de impresión se centraba principalmente en los informes tabulares. Como su propio nombre indica, los informes tabulares presentan los datos en filas y columnas, y resultan ideales para tareas de informes de transacciones periódicas como informes de costes por departamento destinados a la refacturación. En estos informes se suelen incluir datos de impresión repartidos por usuario, impresora, ubicación, y agrupados por departamento o centro de costes.

Otro tipo de informe muy habitual es el informe de usuarios, dispositivos, usuarios de color, etc. que ocupan los primeros puestos de determinadas acciones. Frecuentemente, se presentan mediante gráficos circulares o de barras, entre otros. Estos informes resultan muy útiles y atractivos, lo que ha puesto en marcha una carrera entre diversos proveedores de gestión de impresión por ser el que más informes genera. Algunos paquetes ofrecen más de 100 informes estándar. En un principio, esta cifra puede resultar abrumadora, pero muchos de estos informes son simplemente los diez informes más utilizados presentados varias veces como gráfico circular, de barras y de líneas.

Después de los formatos tabulares y de primeros puestos, la tercera categoría de informes es el tipo de informes de cuadro de mandos y resumen. Estos informes presentan una imagen detallada de la actividad de impresión dentro de la organización en un periodo de tiempo concreto.

Está claro que poder ver y usar sus datos es el objetivo principal pero, al elegir una solución de gestión de output o impresión, existen otros aspectos importantes que se deben tener en cuenta.

¿Cómo va a distribuir los informes y qué formato resulta más útil para sus colaboradores? La solución debe permitirle programar la generación y distribución de los informes de un modo flexible. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es la capacidad de adaptar el formato del informe a varios tipos de usuarios. Para aquellos usuarios que no quieren aplicar ningún tipo de formato adicional, los formatos PDF, PowerPoint, TIFF o MHTML pueden ser una buena opción. El formato Microsoft Word puede ser útil para aquel usuario que desee personalizar y publicar datos para un boletín de noticias, mientras que los formatos Excel, CSV o XML serán ideales para quienes necesiten manipular los datos o enviarlos a otro proceso automatizado.

Hay veces en las que los colaboradores de la empresa pueden solicitar un informe en un formato que no está disponible en la lista de informes estándar. Cuando esto ocurre, ¿cómo puede crear un formato nuevo o cambiar la etiqueta del informe que, por algún motivo, el destinatario marca en rojo cada vez que lo recibe?   

La respuesta es cerciorarse de que el sistema de generación de informes cuenta con la flexibilidad necesaria para crear y modificar definiciones de informe mediante herramientas disponibles de forma gratuita. Así evitará tener que usar servicios profesionales externos.

Bien, ya tenemos nuestros datos de impresión con un formato adecuado y listos para distribuirlos a los usuarios finales. Genial. Pero seguramente sienta un nudo en el estómago al oír la palabra «RGPD» o cualquier otra referencia a las innumerables normativas de protección de datos. A pesar de que no hay ninguna aplicación de software que pueda declarar que cumple la normativa RGPD al cien por cien, sí que existen varias que pueden facilitar la vida de los responsables del tratamiento de los datos. Su plataforma de informes debe permitir acceso detallado a los informes y a los datos subyacentes. Lo ideal es que solo permita acceso a los informes que coinciden con la política de protección de datos de su organización y que se proteja mediante Active Directory.

En la tercera parte veremos cómo los análisis de datos pueden contribuir a visualizar los datos y a obtener datos relevantes de ellos. 

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