Si estás leyendo esto, seguro que comprendes el valor de poder entregar documentos críticos de negocios de manera fiable y segura. La cuestión es: ¿qué te ha llevado hoy a esta página, y por qué has decidido dedicar tiempo a leer sobre este tema?
Una persona optimista podría suponer que estás buscando proactivamente la forma de implantar una infraestructura robusta y flexible de gestión de output empresarial (EOM), capaz de evolucionar y acomodar cambios futuros dentro de tu entorno de negocios y tecnológico. La idea de alguien más pesimista (y quizás más realista) sería que, ahora mismo – hoy –, te estás enfrentando a retos serios, porque alguien, hace mucho tiempo en el pasado de tu organización, no adoptó un planteamiento más proactivo.
La realidad es que cada decisión que tomamos se basa en el aquí y el ahora, y a menudo, la construcción de una infraestructura de gestión de output tiende a ser una ocurrencia tardía. Típicamente, cuando existe una necesidad actual, satisfacerla se convierte en el foco de atención, poniendo poco o ningún interés en los objetivos futuros.
En las organizaciones donde falta tiempo, dinero y personal, centrarse en las necesidades presentes puede ayudar a tratar más rápidamente cuestiones apremiantes relacionadas con la entrega de documentos que afectan a usuarios y aplicaciones. Esto puede proporcionarte una ganancia rápida, que a todo el mundo le agrada, y podrías obtener varios beneficios útiles en cuanto a costes. La parte negativa de un enfoque a corto plazo es que la solución implementada puede que no se adapte a las necesidades de mañana; los beneficios iniciales en cuanto a costes podrían disiparse con el tiempo, y la solución podría requerir mucho más tiempo, dinero y personal cuando deje de cumplir tus requisitos. La Ley de Murphy dice que esto ocurrirá en el peor momento posible.
Por otra parte, la adopción de un planteamiento a largo plazo tiene sus propias ventajas y desventajas. Desde el punto de vista positivo, estás menos expuesto a que, en el futuro, te pillen de sorpresa cambios técnicos y/o de negocios que tu infraestructura no pueda apoyar. Sin embargo, la introducción de flexibilidad y escalabilidad a veces conlleva mayores costes de entrada que son difíciles de vender internamente. Tu sofisticada infraestructura EOM tendría capacidad para cuadriplicarse fácilmente en tamaño, o acomodar al instante una flota completamente nueva de impresoras y MFPs de cualquier fabricante de hardware. No obstante, si nunca experimentas un crecimiento dramático de los negocios (por ejemplo, como resultado de una fusión) o haces cambios mayoritarios en tu flota de impresoras, podrías encontrarte con que eres el orgulloso propietario de un entorno EOM “excesivamente diseñado”.
El mejor planteamiento para comenzar a construir una nueva solución de gestión de output o reparar la actual, se encuentra a mitad de camino entre las dos alternativas anteriores, en el área donde las ventajas de negocios y los riesgos en potencia se superponen. Es decir, donde los beneficios de la simplicidad y la escalabilidad se sopesan frente a los costes y la probabilidad de tener que comenzar de nuevo desde cero.
Cuando se trata de sopesar los beneficios a corto y largo plazo, es crucial que seas sincero sobre tu entorno actual. ¿Satisface tu solución de gestión de output las necesidades actuales de tu negocio? ¿Se vislumbran iniciativas importantes en tecnología o negocios (por ejemplo, la transferencia de aplicaciones clave a la nube, la adopción de un lugar de trabajo remoto/híbrido/regreso a la oficina (RTO), la adopción de seguridad Zero Trust, etc.) que tu solución de EOM tendrá que apoyar? Si la respuesta a la primera parte de esta pregunta es ‘No’, es probable que tu solución EOM actual no pueda apoyar esas iniciativas futuras. Elegir una nueva solución EOM es crucial.
Un poco de información sobre mí: no siempre he trabajado para LRS. Hasta hace pocos años, fui Gerente de Tecnología de una de las mayores empresas farmacéuticas del mundo, responsable de construir su solución de gestión de output global. Después de dos años de ampliar y escalar globalmente la infraestructura EOM existente a 300 servidores, nos percatamos de que algunos de nuestros requisitos no se estaban satisfaciendo y de que cualquier requisito futuro no sería apoyado. Era hora de encontrar una nueva solución EOM.
Armados de varios años de “lecciones aprendidas”, contábamos con los conocimientos necesarios para identificar la tecnología base y construir la solución enterprise global que nuestros usuarios de negocios exigían. Al evaluar nuestro entorno, los siguientes criterios destacaron como fundamentales para la siguiente solución EOM:
- Habilidad de escalar para cumplir los requisitos de la empresa global
- Alta disponibilidad y redundancia apoyadas por soporte de balanceador de carga
- Un planteamiento agnóstico de impresora que nos permita cambiar de vendedores de hardware a medida que precios y capacidades cambien con el tiempo
- Soporte técnico centralizado y distribuido
- Apoyo de las operaciones de impresión y escaneo seguros por motivos de protección de datos
Al elegir un nuevo proveedor y su solución EOM, es importante que hayas evaluado tu entorno y que puedas exponer la visión de un diseño enterprise. Antes de solicitar las aportaciones de los posibles proveedores, este diseño se debe enfocar en las metas y objetivos actuales de tu empresa, así como en cualquier iniciativa futura. Proporciona ese diseño a los posibles proveedores y pídeles que expresen cómo su solución puede cumplir tus objetivos. Permite que ajusten tu diseño, pero asegúrate de que las metas y objetivos de tu empresa no sean comprometidos.
Una vez que hayas elegido tu proveedor y su solución, tu diseño actualizado se puede emplear como punto inicial para construir tu solución enterprise. En nuestro caso, elegimos a LRS y su solución de gestión de output porque satisfacía todos nuestros requisitos, y dotaba a mi empresa de una solución escalable globalmente y muy disponible que cumplía las metas y objetivos de mi empresa.
Construir una solución global de gestión de output empresarial es una tarea complicada, pero eso no significa que sea imposible. Es críticamente importante que te tomes tu tiempo, seas sincero contigo mismo y selecciones el mejor proveedor de gestión de output para satisfacer tus requisitos previsibles.
No dudes ponerte en contacto conmigo si deseas tratar cualquier aspecto de este artículo, o si necesitas ayuda para diseñar una solución EOM que sea “perfecta” para tus requisitos actuales y futuros.