Skip to Main Content
Levi, Ray & Shoup, Inc.

Desafío de TI N.º5: impresión rentable

Language Options

Hace poco, me pidieron que creara un breve documento de resumen de un estudio de investigación de IDC de 65 páginas. Inicialmente, comencé a copiar y pegar fragmentos del archivo PDF original pero rápidamente me di cuenta de que sería mucho más fácil desde una versión impresa. Con un documento impreso, uno puede tener rápidamente una idea global del contenido, y luego marcar y subrayar el texto en un momento. Irónicamente, el documento en el que estaba trabajando se llamaba «El camino hacia la oficina sin papel». El estudio indicaba que los documentos en papel seguirán estando presentes durante muchos años; incluso mis propias acciones confirmaban que la impresión facilita algunos trabajos. Pero aunque suelo tener cuidado de imprimir en un solo color y a dos caras, una actualización de un controlador de impresión debe haber modificado mis ajustes normales y el estudio de 65 páginas se imprimió en color y a una sola cara. Ese error del controlador provocó que este trabajo de impresión resultara innecesariamente caro, en especial considerando que iba a acabar en la papelera de reciclaje una vez que hubiera acabado de leerlo. No es muy eficiente.

Entonces recordé un estudio de una institución financiera cliente con grandes volúmenes de impresión. Las impresiones en color representaban el 20 % de su volumen total de impresión, muy por encima de la media del sector del 6 %-8 %. Además, esta compañía solo estaba imprimiendo el 30 % de sus páginas a doble cara, una práctica muy poco eficiente. Pero esta compañía no es la excepción; muchas organizaciones se enfrentan al problema de los costes innecesarios de impresión, que es una de las fuentes de ahorros más infravaloradas. Por este motivo, el tema de la impresión rentable es una de mis prioridades entre los desafíos de TI que merece la pena examinar.

En realidad, es un desafío relativamente fácil de resolver con una política de impresión o una serie de reglas de impresión que pueden ser recomendadas u obligatorias. Esto reduce en gran medida los costes de impresión. En el escenario del cliente anterior, la organización aumentó la impresión a doble cara de un 30 % a un 60 %, y redujo las impresiones en color al 10 %. Considerando que imprimían 230 000 millones de páginas anualmente, puede imaginar el ahorro de costes del que estamos hablando. Los empleados no desean crear gastos innecesarios para sus empleadores. A menudo, las personas simplemente envían a imprimir considerando el coste de los documentos en papel («son solo un par de páginas, no pasa nada»). Por este motivo, LRS ofrece un software de política de impresión que presenta a los usuarios una vista previa del coste antes de que los trabajos de impresión se envíen a un dispositivo. Una pantalla emergente muestra el coste de impresión en el dispositivo seleccionado y ofrece alternativas más baratas. Esta es una forma de sensibilizar y animar a los empleados a elegir la opción más rentable.

Las organizaciones que imprimen la mayor parte de sus documentos desde aplicaciones Microsoft (Mail, Word, Excel, PPT, etc.) y otros programas de escritorio pueden decidir que el cumplimiento obligatorio de la política es la mejor forma de proceder. Pueden limitar a ciertos grupos o departamentos para que solo impriman a dos caras y en blanco y negro. Al mismo tiempo, el sistema es suficientemente flexible como para permitir que los equipos de dirección, recursos humanos, ventas o marketing prescindan de estos ajustes para imprimir en color y a una cara cuando el trabajo realmente lo requiera.

Claramente, el cumplimiento obligatorio de la política de impresión puede reducir en gran medida los gastos relacionados con los documentos en papel. Las soluciones de gestión de impresión y Output de LRS ofrecen la opción de implementar una política de impresión, así como otras medidas de ahorros de costes, como PageCenterX de LRS para distribuir, ver, auditar y almacenar documentos en línea.

En algunos casos, es realmente necesario imprimir los documentos por algún motivo a corto o largo plazo. Cuando esto está justificado, es importante garantizar la forma más eficiente de imprimir estos documentos. Este es otro desafío de TI más que puede resolverse gracias a las soluciones de software de LRS.

Back to Posts