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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Desafío de TI N.º 3: Actualizar el servidor de impresión Windows

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Los clientes de LRS no se esconden cuando se trata de compartir lo que piensan sobre nuestro software, tanto directamente con el personal de LRS como entre ellos (durante nuestros grupos de usuarios, por ejemplo). Hace poco, un cliente nos dijo que probablemente no podíamos imaginar cuánto tiempo le estábamos ahorrando a su departamento de TI. Esto, como es lógico, despertó nuestra curiosidad.

Cuando le preguntamos en qué ahorraba más tiempo, nos respondió que en las actualizaciones del servidor de impresión de Microsoft Windows. Antes de implementar el software LRS, tenían cientos de servidores de impresión. Cada vez que tenían que actualizar estos servidores, necesitaban hacer una copia de seguridad (documentando correctamente cada paso) y, a continuación, repetir estos pasos con cada uno de los servidores.

A pesar de que habían desarrollado herramientas para gestionar las actualizaciones del servidor de impresión, seguía siendo una actividad que absorbía mucho tiempo y requería un equipo de personas. Dijo que no existía algo similar a las «mejores prácticas» cuando se trata de actualizaciones del servidor de impresión de Microsoft Windows. Simplemente tenían que hacer este monótono trabajo, servidor tras servidor... lo cual explica por qué se embarcaron en una iniciativa de consolidación de servidores.

Tras este esfuerzo por consolidar los servidores de impresión, simplemente les quedó un puñado de servidores. Además de los evidentes ahorros de costes en material por cada servidor de impresión eliminado, rápidamente se dieron cuenta de la reducción de gastos en mano de obra por los costes de administradores de TI. Para su sorpresa, estos ahorros fueron casi iguales a los provocados por la reducción de los servidores de impresión. Luego, el cliente nos contó sobre tres áreas que afectaban en gran medida al tiempo dedicado a mantener su infraestructura de TI para actividades relacionadas con la impresión.

Actualizar el software en múltiples servidores de impresión

Muchas organizaciones disponen de una solución de impresión u Output Management. Dependiendo del proveedor, es posible que los clientes tuvieran que actualizar los servidores de impresión cuando estaba disponible una nueva versión. Estas actualizaciones o mejoras no siempre son importantes para cada organización, a menos que incluyan un parche para un error o una mejora de las funciones que el cliente considera necesarios. Pero pueden ser muy importantes si el proveedor obliga a actualizar como condición para continuar ofreciendo asistencia.

Conocemos compañías que hacen actualizaciones todos los meses. Obviamente, esto puede ser una pesadilla para una infraestructura de TI que incluye cientos de servidores de impresión Windows. Como consecuencia, los clientes optan en ocasiones por no actualizar y esperar a una versión posterior o simplemente actualizar una cantidad pequeña de servidores. Uno puede imaginar el posible caos resultante de este enfoque fragmentado, con diferentes servidores que ejecutan diferentes versiones del software.

Cada vez que se actualiza un servidor, debe documentarse el proceso paso por paso para cada servidor, de forma que puedan repetirse las acciones para los servidores subsiguientes. Como es lógico, esto significa que, al reducir el número total de servidores de impresión, puede reducir el número de veces que deben repetirse estos pasos. Actualizar más de 200 servidores es más complicado que actualizar solo cinco; cualquiera puede hacer la suma.

La compleja tarea de instalar y actualizar el controlador de impresión

Dependiendo de la heterogeneidad de la flota de impresoras, la implementación de controladores de impresión puede resultar un desafío. El cliente antes mencionado afirmó que sus más de 7000 dispositivos representaban 400 modelos diferentes, cada uno de los cuales puede necesitar su propio controlador. Una forma obvia de simplificar las cosas sería implementar un controlador universal de impresión (UPD, por sus siglas en inglés). Por desgracia, estos UPD suelen limitar las funciones disponibles para los usuarios finales al «mínimo común denominador» que supervisa las funciones únicas de algunos dispositivos.

Cuando esta organización cambió al software LRS, siguieron optando por ejecutar múltiples servidores de impresión pero mantuvieron un punto centralizado de control y ya no necesitaban documentar los pasos para implementar o configurar los controladores de impresión. El software LRS manejó la gestión de controladores por ellos, bastaba simplemente con subir un controlador determinado a un servidor una vez y dejar que el software lo enviara a los dispositivos aplicables en toda la organización.

Además de la facilidad de soporte, existe una segunda ventaja con la gestión centralizada de controladores de impresión. Aunque no es común, es posible que un controlador no funcione y provoque problemas para los usuarios finales que desean imprimir en una impresora específica. ¿Qué hacer en este caso? Una solución es restaurar manualmente la configuración de todos los servidores de impresión Windows actualizados y volver a la versión anterior del controlador de impresión. Por desgracia, esto lleva su tiempo y, mientras se realiza esta tarea, los usuarios finales no pueden imprimir. Una solución mejor es usar el sofware con una interfaz administrativa centralizada que permita que TI identifique y resuelva fácilmente el problema o simplemente envíe la versión anterior del controlador a todos los servidores. El impacto sobre los usuarios finales es mínimo y evita muchas llamadas al servicio de asistencia técnica.

Configuración y administración de colas de impresión

El mismo cliente tenía más de 10 000 colas de impresión activas. Antes de LRS, gestionar estas colas de impresión y cambiar la configuración requería el mismo proceso engorroso que el necesario para actualizar el software e implementar nuevos controladores de impresión. En comparación, con la solución LRS, el administrador podía sencillamente configurar una cola de impresión una vez y enviarla a todos los clientes dentro de su organización.

Existen muchos más aspectos que añaden valor a un esfuerzo de consolidación de los servidores de impresión, además de ahorrar en hardware de servidores y gastos de mantenimiento. En el siguiente artículo de esta serie, hablaremos sobre el desafío de resolver problemas de impresión en un entorno con múltiples servidores de impresión Windows. Si su propia organización se enfrenta a desafíos de impresión similares a los descritos en este blog, póngase en contacto con nosotros para descubrir cómo LRS le puede ayudar.

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