Cada cuatro años, la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Civiles publica un "boletín de calificaciones" sobre la condición de varios elementos de la infraestructura de los EE. UU. - carreteras, represas, puentes, etc. Para mí, la parte más impactante de la evaluación de 2017 fue la libreta de calificaciones para los sistemas de agua potable de la nación.
Según el informe,
"Se necesitan nuevas inversiones significativas y mayores eficiencias ya que las plantas de filtración, las tuberías y las bombas envejecen más allá de su vida útil. Todos los días, se pierden casi seis mil millones de galones de agua tratada debido a fugas en las tuberías, con un estimado de 240,000 roturas principales de agua que ocurren cada año. Se estima que las tuberías envejecidas y con fugas pierden del 14 al 18% del agua tratada de cada día ... "
Parafraseando a un famoso político: "Mil millones aquí, mil millones allí, y muy pronto estás hablando de dinero real". Seis mil millones de galones desperdiciados pueden ser de interés si aprecias el baño ocasional o si tienes el hábito de beber agua todos los días. Pero ¿qué tiene que ver con la gestión de impresión?
Infraestructura oculta
En muchas de las organizaciones más grandes del mundo, los documentos creados por sistemas de cómputo legacy manejan procesos comerciales clave. El software de impresión de mainframe ayuda a estas compañías a minimizar los costes de impresión y garantizar la entrega confiable de documentos. Una vez instaladas, las soluciones de impresión de mainframe tienden a ejecutarse en segundo plano y a formar parte de la infraestructura subyacente. Donde son rápidamente olvidados.
Rápido ... ¿cuándo fue la última vez que pensó en las tuberías que llevan agua a su casa? ¿O la solución de impresión de mainframe que entrega datos críticos a las partes interesadas de su empresa? Ha pasado un tiempo, ¿verdad?
Dichos sistemas tienden a volverse "invisibles" hasta que dejan de funcionar por completo, lo que rara vez sucede, si es que ocurre alguna vez. Como resultado, los esfuerzos para reducir el precio de la impresión generalmente implican objetivos de alta visibilidad. Proyectos como reemplazar impresoras viejas con MFP de grupos de trabajo que ofrecen menores costes de impresión por página. Esto es como ahorrar agua al reemplazar los grifos que gotean alrededor de su casa. Es un proyecto valioso, pero solo después de estar seguro de que el suministro principal de agua enterrado en su patio no gotea 1.000 veces más agua debajo de sus pies.
Reduzca los costes de impresión
Entonces, ¿cómo y dónde puede descubrir ahorros reales en los costes de impresión? El primer paso es cuantificar el tamaño del problema. Su medidor de agua es una herramienta útil para ayudarlo a identificar picos en el consumo de agua (y posibles fugas). Del mismo modo, el software de auditoría y monitorización de impresión empresarial puede ayudarle a detectar tendencias en el uso de documentos que conducen a costes de impresión excesivos. También puede identificar "filtraciones" de seguridad preocupantes, como el acceso no autorizado a información confidencial. Sin herramientas como estas para medir, monitorizar y controlar el flujo de documentos en su organización, sus verdaderos costes de impresión son una incógnita.
Otra forma de reducir los costes es eliminar los sistemas de impresión redundantes. Con el tiempo, muchas organizaciones han implementado un mosaico de soluciones de administración de impresión, cada una diseñada para administrar la impresión desde una plataforma o aplicación diferente. Por ejemplo, ¿mantiene varios Servidores de impresión de Windows para su impresión de escritorio, un servidor Unix separado para administrar la impresión desde sus sistemas ERP y CRM, así como una solución de impresión de mainframe para su salida de aplicaciones legacy? De ser así, puede reducir en gran medida el precio de la impresión al establecer un único punto de control que puede administrar todos los resultados de la aplicación, desde el móvil al mainframe.
Las soluciones integrales de Enterprise Output Management (EOM) no solo eliminan la costosa redundancia, sino que también automatizan las tareas rutinarias de administración. Por ejemplo, si un trabajo de impresión falla debido a un mal funcionamiento del hardware o una condición de error, el software EOM puede redirigir automáticamente el documento a un dispositivo cercano y / o notificar a los administradores sobre problemas de impresión. Esto hace que los trabajadores de TI sean más productivos, lo que resulta en beneficios de productividad para el personal de TI de casi $ 10,000 por cada 100 impresoras, según un análisis.
Finalmente, una solución completa de software EOM puede ayudarle a aprovechar al máximo las características de ahorro de costes en la flota de su dispositivos. Es posible que sus impresoras puedan imprimir dúplex (a dos caras), pero si sus aplicaciones no se diseñaron teniendo en cuenta la impresión dúplex, no podrá realizar este ahorro obvio sin cambios en la codificación. Del mismo modo, sus impresoras pueden admitir la impresión a color, pero es posible que desee deshabilitar esta opción costosa para los tipos de impresión no críticos (como los correos electrónicos de los usuarios, talones de pago, etc.). El software EOM le permite aprovechar todas las funciones y las características de ahorro de costes de su flota de dispositivos, independientemente de dónde se originaron los documentos.
El desperdicio es una cosa insidiosa: cuanto menos lo ves, es más probable que te afecte. La implementación de una solución de software EOM escalable y multiplataforma es una excelente manera de proteger su negocio ... y su resultado final.