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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Zehn Fragen zur Auswahl der richtigen Lösung für Druckprozesskonsolidierung

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Heutzutage gibt es eine Vielfalt an Angeboten für Druckserverkonsolidierung. Das ist durchaus interessant, wenn man bedenkt, dass wir alle noch vor 20 Jahren Druckserver nutzten, ohne dies zu hinterfragen.

Was hat sich verändert? Heute haben wir die Wahl, wie wir unsere Druckumgebung gestalten wollen, und dabei ist es zwingend nötig, Druckserver zu entfernen. Vorallem sind diese Druckserver sehr teuer und zeitaufwendig im Unterhalt. Ganz zu schweigen von der Umweltbelastung, mit dem hohen Stromverbrauch und der Lagerung. Also macht es Sinn, die Alternativen näher zu betrachten.

Aber wie soll man bei dem wachsenden Angebot von Konsolidierungslösungen fürs Drucken die Richtige für sich finden? Hier sind zehn Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden:

1 Wieviel von unserem Druck ist Windows-basiert?

Wie ist Ihr Unternehmen aufgestellt? Haben Sie ausschließlich eine Windows-Umgebung oder benötigen Sie mehr als regelmäßig Druck im Büro? Denken Sie an Mac, VDI / Citrix, Epic und andere Anwendungsausgaben. Sie werden feststellen, dass viele Lösungen auf Windowsdruck ausgerichtet sind. Wenn Sie also von mehreren Plattformen drucken müssen, wird Ihre Liste an Alternativen immer kürzer.

2 Welche Funktionen unterstützt  die Lösung?

Sie wollen eine Lösung, die sowohl die Druckserver konsolidiert als auch den  Druck verwaltet. Achten Sie daher darauf, ob die Lösung alle erforderlichen Druckverwaltungsfunktionen anbietet. Denken Sie an Pull-Print, regelbasiertes Drucken, sicheres Drucken, Druckquoten, Kostenverteilung, Geräteüberwachung, Reporting und vieles mehr. Besser noch, laden Sie unsere Checkliste herunter, so können Sie sicher sein, keine der wichtigen Funktionen übersehen zu haben.

3 Wie kann ich das Angebot des Verkäufers prüfen?

Man neigt dazu, diesen Punkt zu übersehen, da wir gern das, was wir sehen und hören, glauben wollen. Aber oftmals schönen die Verkäufer die Dinge und deshalb ist es fair nach einem Nachweis zu fragen.  Anstatt zu fragen, wie viele Drucker unterstützt werden können, versuchen Sie zum Beispiel zu fragen: „Was ist die größte Anzahl von Druckern, die derzeit auf einer Kundenseite unterstützt wird?“ Dies ist ein kleiner Unterschied in der Fragestellung, der ihnen eine echte Antwort und kein Marketinggerede garantiert.

4 Können Sie seriöse Referenzen vortragen?

Dieser Punkt hängt mit der vorherigen Frage zusammen. Sie wollen seriöse Kundennamen und Kundenreferenzen sehen. Glaubwürdigkeit steht über allem.  Aber was ist, wenn das Produkt nur auf dem Papier gut aussieht? Ein gutes Marketing macht es möglich. Einige Anbieter zeigen auf ihren Webseiten Hunderte von Kundenlogos, aber sind diese tatsächlich bestehende Kunden? Wenn Sie einen Überblick über Firmenlogos finden, wählen Sie diejenigen aus, die Ihrer Organisation am ähnlichsten sind und fragen Sie beim Anbieter nach ihnen. Dann fragen Sie an, ob Sie mit  einem oder mehreren dieser Kunden sprechen können. Dies ist gängige Praxis bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, also warum nicht die gleiche Due Diligence bei der Auswahl von Software ausüben?

5 Wie gut kommuniziert die Software mit unserer Hardware?

Heutzutage sind Druckgeräte schlau und Sie wollen eine Lösung, die mit ihren Druckern kommunizieren kann. Und dabei nicht nur „sagen“, was der Drucker tun soll, sondern über die Optionen „diskutieren“. So seltsam das klingt, das ist genau das, was bei der bidirektionalen Kommunikation passiert. Die Druckmanagementlösung und der Drucker sprechen miteinander und stellen sicher,  dass die Druckaufträge ordnungsgemäß ausgeführt werden. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Hardware-Investition wirksam eingesetzt wird und dass dieser Punkt erfüllt ist, wenn Sie Ihre Serverkonsolidierungs- / Druckverwaltungssoftware auswählen.

6 Ist das eine „Einheits-“ oder eine maßgeschneiderte Lösung?

Neben der bidirektionalen Druckerkommunikation sollten Sie nach Schnittstellen zu Ihren Geschäftsanwendungen suchen. Ihre Organisation braucht wahrscheinlich mehr als nur eine „Vanilla“ Lösung, die in jedem Unternehmen auf gleiche Weise funktioniert. Denken Sie an Ihre geschäftskritischen Geschäftsanwendungen, die auf einer Vielzahl von Computing-Plattformen, von Mobile zu Mainframe, laufen können. Es gibt Lösungen, die über Microsoft Office-Print hinausgehen und sogar Softcopy-Alternativen zum Drucken anbieten. Erkunden Sie die Möglichkeiten, indem Sie ihre Plattformen und Aufwendungen auflisten und den Verkäufer bitten,  eine für Ihre Umgebung maßgeschneiderte Lösung zu erstellen.

7 Ist die Druckunterstützung auf Windows-Dokumente beschränkt?

Ihre Mitarbeiter nutzten regelmäßig MS Word, Excel, PowerPoint oder Adobe PDF.  Sie reichen ein Dokument zum Druck ein und möchten es an irgendeinem der zahlreichen Drucker in ihrem Netzwerk abholen. Hierfür gibt es mindestens 20 Lösungen. Falls Ihr Unternehmen aber die Ausgabe mit SAP oder anderen branchenüblichen Geschäftsanwendungen ausführt, dann wird die Liste der Lösungen viel kürzer. Achten Sie darauf, den Verkäufer nach all seinen Push-Print Optionen zu fragen.

8 Welche Art von Hochverfügbarkeitsunterstützung wird angeboten?

Die Failover Szenarien und Clustering sind zwei Schlüsselbereiche, die es wert sind, erkundet zu werden. Unterstützt die Lösung Microsoft Failover-Cluster? Gibt es DNS-Failover? Wird es über eine Spiegeldatenbank erreicht? Ist sie Cluster-aware? Dies ist ein sehr technisch-lastiges Gespräch, aber auch eines, das in der Anfangsphase stattfinden sollte, während Sie ihre ausgewählten  Lösungen untersuchen. Es gibt eine Reihe von Optionen und Möglichkeiten, um eine Hochverfügbarkeit zu gewährleisten, und das ist die eine Sache, die Sie von Anfang an absolut richtig machen wollen.

9 Welche Art von Track Record beihaltet die Lösung?

Sie wollen in eine langfristige Lösung investieren, eine, die an sich verändernde Marktbedingungen anpassbar ist. Ein einfacher Weg, um eine kontinuierliche Entwicklung zu gewährleisten, ist es, die Webseite zu prüfen.  Die meisten Software-Unternehmen  veröffentlichen ihre Release-Informationen online. Wie hat sich die Lösung verändert? Was wurde hinzugefügt? Hat man sich mit Marktveränderungen beschäftigt und wie wurde es umgesetzt? Oder wurden nur kleinere Updates an der Lösung unternommen? Wenn das unklar ist, dann fragen Sie nach größeren Änderungen und neuen Funktionen. Sie sollten das von vornherein sicherstellen, so dass Sie später keine Überraschungen erfahren, wenn sich der Markt verändert und Ihre Software schnell als veraltet gilt.

10 Kann sich die Lösung an Veränderungen in meinem Betrieb anpassen?

Das letzte Element, das es zu berücksichtigen gilt, ist der Wandel. Der Markt kann und wird sich verändern, und so wird es auch ihr Unternehmen. Machen Sie sich die Einschränkungen bewusst, die jede Alternative mit sich bringt, so dass die Lösung mit ihnen mitwachsen kann. Was ist zum Beispiel, wenn Sie Anwendungen und Betriebssysteme ändern? Sagen wir mal, dass Sie momentan nur Windows nutzen, aber später auf Mac wechseln müssen. Ist die Lösung für eine Änderung konzipiert? Wollen Sie zukünftig verantwortlich dafür sein, mit dem Anbieter Wege und Möglichkeiten zu erörtern, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern können? Das ist erst Recht ein Grund dafür, im Voraus über Anpassungsfähigkeiten nachzudenken.

Im Fall von LRS werden wir Sie dabei unterstützen, eine Lösung oder auch eine Kombination von Lösungen zu identifizieren, die die größte Rendite für Ihre aktuellen und zukünftigen Investitionen bietet. Wenn sich ihr Arbeitsplatz ändert, können wir Ihre Bedürfnisse neu bewerten und Ihnen helfen, Ihre Systeme anzupassen, ohne den Anbieter wechseln zu müssen.

Erst nachdem diese Fragen berücksichtigt und potenzielle Anbieter abgefragt sind, werden Sie wirklich verstehen, was Ihnen angeboten wird. Es gibt zusätzliche Aspekte, aber diese hängen von Ihren Präferenzen ab. Denken Sie an das Support-Netzwerk. Ist Ihnen wichtig, dass der Anbieter sein Headquarter oder Büro in Ihrer Nähe hat oder möchten Sie einen Vetriebspartner, der auch Hardware und Dienstleistungen bereitstellen kann? Des weiteren, wie wichtig ist Ihnen die Länge der Erfolgsbilanz der Anbieter? Alle diese Überlegungen werden Ihnen helfen, das Passende für Ihr Unternehmen zu finden.

Wenn Sie mehr über die Geschichte und Gegenwart von LRS erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns doch einfach für eine Einführung oder sehen Sie sich auf unser Webseite nach mehr Informationen über unser Unternehmen und unsere Lösungen um.

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