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Levi, Ray & Shoup, Inc.

IBM Content Navigator Print Bundling Plug-In

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Herzlichen Glückwunsch! Sie haben sich entschieden, "papierlos" zu werden und ein digitales Archiv einzurichten, in dem Ihre finanziellen, medizinischen, pharmazeutischen, HR-, rechtlichen oder anderen kritische und unstrukturierte Dokumente gespeichert werden. Das ist eine gute Entscheidung, mit der Sie auch Archive loswerden können.

Digitale Archivlösungen, auch bekannt als Electronic Content Management (ECM)-Systeme, sind heutzutage nichts mehr Neues. Sie gibt es schon seit geraumer Zeit; einige nähern sich sogar dem End-of-Life*-Status. Digitale Archive, die aktuelle Technologien verwenden, können Daten speichern und die Dokumente abrufen, indem sie Dokumentinhalte oder sogar Metadaten-Tags durchsuchen. Die Guten haben auch "Hooks" (d.h. API's), die es dem Archiv ermöglichen, Daten über Portale und Websites transparent für den Benutzer darzustellen.

Irgendwann muss jeder Benutzer Dokumente aus einem Archiv mit anderen Personen, ohne Archivzugriff, teilen. Aber diese Systeme zur Eliminierung von Papierdokumenten sind selten gut im Bereich Druck. An dieser Stelle kommt LRS ins Spiel.

Content Navigator Print Bundling Plug-In: Was ist das?

Viele Unternehmen verwenden die Content Navigator-Lösung, die das universelle Frontend von IBM für die elektronischen Archivprodukte darstellt. Die LRS Output Management Integration für IBM Content Navigator bietet ein erweitertes Output Management für Dokumente, auf die über diese vielseitige IBM-Komponente zugegriffen wird. Dokumente, die aus Suchergebnissen im Content Navigator zurückgegeben werden, können an eine Warteschlange geschickt werden, wo sie gebündelt und dann in druckfertige und/oder elektronisch lesbare Formate umgewandelt werden können. All dies geschieht über intuitive Druck-, Konvertierungs- und Verarbeitungsanweisungen. Dies verbessert die Benutzerfreundlichkeit und die Produktivität erheblich.

Warum Sie es verwenden sollten?

Als Administrator gibt es möglicherweise eine Anforderung, die Sie unbedingt erfüllen müssen. Es ist erforderlich, dass die Benutzer ein oder mehrere archivierte Dokumente ohne negative Erfahrungen bereitstellen. Was meine ich damit?

Nehmen wir ein reales Beispiel für ein Pharmaunternehmen, das an einer Medikamentenstudie teilnimmt. Eine Aufsichtsbehörde ruft an und bittet das Unternehmen 15 Kopien aller Dokumente im Zusammenhang mit klinischen Studien zuzusenden. Angenommen, ein Benutzer im Unternehmen führt eine Archivsuche durch, die siebzehn (17) verwandte Dokumente abruft. Jedes muss gedruckt, per E-Mail/ Fax oder irgendwie als einzelnes Ergebnis geliefert werden. In einer typischen Archivsystemumgebung müssten sie jedes Dokument separat behandeln. Das ist eigentlich gar kein Problem, wenn es sich um ein oder zwei Dokumente handelt, aber bei siebzehn? Das ist lästig, vor allem, wenn die Dokumente als einzelnes Paket geliefert werden müssen. Sie müssen fünfzehn Kopien von jedem der siebzehn Dokumente drucken!

Stellen Sie sich vor, was das für den Benutzer bedeutet: Dokument suchen, Dokument auswählen, Druck auswählen, Kopien auswählen, Duplex/Simplex auswählen, Farbe/Mono auswählen, ein Wasserzeichen oder einen Barcode hinzufügen (wenn das überhaupt möglich ist). Möglicherweise müssen sie die Dokumente sogar physisch bündeln. Als Administrator befindest du dich nun in einem neuen Status mit deinen Benutzern. Sie können dich nicht leiden, weil du ihnen das Leben schwer machst.

Lassen Sie uns nun überlegen, wie wir das lösen. LRS wurde von mehr als einem Kunden nach einer Lösung für genau diese Anforderung gefragt. In einem Fall war die Anforderung des Kunden der IBM Content Navigator, der einen offenen Standard namens CMIS verwendet. Der CMIS-Standard definiert eine Abstraktionsschicht zur Steuerung verschiedener Dokumenten Management Systeme und Repositorien über Webprotokolle. Das Ergebnis ist, dass der Content Navigator auch für andere nicht IBM Content Management Systeme als Client-Schnittstelle genutzt werden kann (und es gibt viele davon). Mein Kollege Sebastien Provost aus unserem LRS-Büro in Paris verfügt über umfangreiche Erfahrungen mit der CMIS-Integration. Ich habe ihn nach CMIS gefragt, und er hat Folgendes gesagt.

CMIS, ein "Babel Fish" für ECM

Alle Electronic Content Management Systeme (ECMs) haben die gleichen Grundfunktionen: Dokumente speichern, indizieren, sicher verwalten, kollaboratives Arbeiten ermöglichen, Workflows bereitstellen, Versionierung anbieten, etc. Aber alle haben unterschiedliche Implementierungen dieser Funktionen und haben offensichtlich völlig inkompatible APIs und SDKs für die Kommunikation mit der Außenwelt, was die Integration mit anderen Produkten von einem ECM-System zum anderen inkompatibel macht.

CMIS steht für Content Management Interoperability Services, ein offener Standard, der vor etwas mehr als einem Jahrzehnt zur Vereinfachung dieser Kommunikationsfragen eingeführt wurde.

Es besteht aus einer Reihe von Aktionen und Protokollen, die über Webservices bereitgestellt werden und eine Schnittstelle zu jedem ECM-System sowie die Ausführung aller grundlegenden Aktionen zur Dokumentenverarbeitung unabhängig vom verwendeten ECM-Produkt ermöglichen.

Der CMIS-Standard wird heute von den meisten ECM-Produkten auf dem Markt weitgehend unterstützt (Documentum, OpenText, IBM FileNet, Alfresco, SAP HANA Cloud Platform Documentation und mehr). Es wird auch von vielen Business-Tools implementiert (Adobe Drive, LibreOffice, WordPress, etc.).

Der zuvor genannte Kunde besaß bereits unsere LRS Output Management Lösung und fragte, ob wir ihn bei der Integration in sein ECM unterstützen könnten. Wie in den meisten Fällen war dies kein Problem.

Unsere Vorgehensweise

Content Navigator ist sehr vielseitig in der Integration mit anderen Lösungen und der Bereitstellung von API-Hooks. Ebenso sind LRS-Lösungen und Mitarbeiter sehr erfolgreich bei der Lösung von Problemen. Wir haben es geschafft, das spezifische Fachwissen innerhalb der europäischen und US-amerikanischen Niederlassungen von LRS zu nutzen, um eine erstklassige Lösung zu entwickeln. Wir haben uns Folgendes ausgedacht:

Content Navigator Plug in

Hinzufügen von Dokumenten zur Druckwarteschlange

Wenn Sie sich die obige Content Navigator Oberfläche ansehen, werden Sie feststellen, dass das LRS Plug-In eine transparente Ergänzung zur Oberfläche ist (siehe das blaue Symbol in der grauen Taskleiste links). Ein Benutzer kann die Ergebnisse früherer Suchen in die LRS-Druckwarteschlange aufnehmen und so eine Art "Warenkorb" für die zu bündelnden und zu liefernden Dokumente erstellen.

Wenn alle notwendigen Dokumente dem "Warenkorb" hinzugefügt wurden, kann sich der Benutzer auf die Ergebnisse konzentrieren und die gewünschte Ausgabe und Ausstattung auswählen. Im Hintergrund stellt die LRS-Lösung diese effizient zu einem einzigen Dokumentenbündel zusammen.


LRS integrierte Druckwarteschlange mit erfassten Dokumenten

Eine weitere technische Anforderung, die ein ECM-Plugin erfüllen muss, ist die Handhabung der zahlreichen im ECM gespeicherten Dateiformate. Wie druckt man mehrere Dokumente in verschiedenen Formaten gleichzeitig? Eine Möglichkeit wäre, Abkürzungen wie das Drucken aller Dokumente über das Drucksubsystem des Client-OS zu nehmen. Mit anderen Worten lassen Sie den Benutzer jedes Dokument öffnen und über einen Drucker auf seinem Desktop drucken.

Dies könnte für sichtbare Formate wie Microsoft Office, Open Office, PDF, XPS, JPEG, GIF, BMP, PNG, TIFF, RTF, XPS, HTML, XML und so weiter, funktionieren….
Es mag wie eine einfache Lösung erscheinen, aber die täglichen Konsequenzen dieses Ansatzes sind nicht gerade optimal. Der Benutzer müsste jedes Dokument einzeln drucken, was besonders problematisch ist, wenn die Dokumente sehr groß sind.

Leider können Sie diese Methode nicht einfach verwenden, wenn Sie den Desktop umgehen und große Dateien direkt vom ECM an den LRS-Verarbeitungsserver weiterleiten müssen. Außerdem werden andere Dokumente mit dieser Methode auch nicht funktionieren, da sie bereits in druckfertige Datenströme formatiert sind. Mit anderen Worten, wenn sie auf dem Desktop nicht angezeigt werden können, kann der Benutzer sie nicht drucken. Zum Beispiel gibt es viele Dokumente, die noch in älteren Formaten wie AFP, LCDS oder moderneren Typen wie PostScript, PCL, Prescribe oder SAP native Output (OTF/GOF) gespeichert sind. Die archivierten Dokumente können sogar in einer komprimierten (Zip-)Datei gespeichert werden.

Wie funktioniert das Plugin?

Was ist diese integrierte Druckwarteschlange von LRS und wie funktioniert sie? Es basiert auf einem vom LRS erstellten externen Plugin, das sich in die Benutzeroberfläche des Content Navigators integriert. Die technischen Aspekte der Lösung sind für den Anwender transparent. Sie nutzen unwissentlich die Leistungsfähigkeit und Erweiterungsmöglichkeiten des LRS Output Managements innerhalb des leistungsstarken und vielseitigen IBM Content Navigator-Bildschirm. Das bedeutet, dass Benutzer mehrere Dokumente aus dem Repository auf einmal drucken können. Sie können auch benutzerdefinierte Konvertierungen erstellen; denken Sie an die LRS-Lösung hier als eine sehr leistungsstarke Transformationsmaschine, bei der viele verschiedene Dokumenttypen ineinander übergehen und jeder gewünschte Datenstrom ausgegeben werden kann. Egal wie viele, wie groß oder welche Art, alle Teile können zu einem großen Dokument zusammengefasst werden.

IBM Content Navigator Framework intergration with LRS


Wie LRS in das IBM Content Navigator Framework integriert wird

Möglicherweise haben Sie Fragen zu

"Welche verschiedenen Arten von Dokumenten können verarbeitet werden? Kann es verschiedene Größen und Ausrichtungen in einem Dokumentenbündel geben? Was ist, wenn die Dokumente riesig sind?" Keine Sorge, alles gut! Wir können von hier an übernehmen.

Möchten Sie dem Dokument Sicherheitsmerkmale hinzufügen? Möchten Sie es neu nummerieren? Identifizierende Barcodes hinzufügen? Keine Sorge, wir haben alles im Griff. Einer der Vorteile dieser Lösung ist, dass Sie als bestehender LRS-Kunde wahrscheinlich bereits die grundlegenden Komponenten kennen. Diese Lösung baut einfach auf Ihrer bestehenden Lösung auf und nutzt die gesamte Arbeit, die Sie bereits geleistet haben.

Sie sind noch kein LRS-Kunde? Nun, die Einführung dieser Lösung werden Sie nicht bereuen. Sie werden feststellen, dass Sie in der Lage sein werden, viele, wenn nicht sogar alle Ihrer schwierigen Output-Anforderungen mit den bereits vorhandenen Tools zu lösen. Wenden Sie sich an LRS und wir werden Ihnen helfen, herauszufinden, wie.

* Die Migration bestehender elektronischer Archive in elektronische Archive von LRS ist etwas, worin LRS besonders gut ist. Wir verfügen über ein globales Team, das speziell die Migration elektronischer Archive von älteren oder fehlenden Lösungen auf eine neue LRS-Lösung durchführt. Wir haben alles gesehen, alles getan und waren immer erfolgreich.

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