In meinem vorherigen Blog habe ich zwei Endbenutzer, Adam und Zach, vorgestellt. Jeder ist auf dem Weg zu einer wichtigen Besprechung in seiner Firmenzentrale und beide haben Informationen, die sie mit ihren jeweiligen Managementteams teilen möchten.
Als wir Adam das letzte Mal trafen, ging er zu seinem Meeting, nachdem er seine Handzettel für die Meeting-Teilnehmer ausgedruckt hatte. Leider hielt er unterwegs in einem Café an und verlegte seine Unterlagen irgendwie. Panik macht sich breit: Er muss alles neu drucken. Unglücklich wie er ist, vergaß er auch den Badge, den er am Morgen zum Drucken gebraucht hatte.
"Kaum zu glauben, dass dieser Tag so gut begann ..."
Zum Glück gibt es eine andere Möglichkeit zu drucken. Adam geht zum Unternehmensportal von ABCmeds, findet das Tool "Printer Locator" auf dem Bildschirm und entdeckt schnell, dass der nächste Drucker sich im Korridor neben dem Pausenraum befindet. Adam hat noch nie auf dieser Maschine gedruckt, aber das Portalsystem führt ihn durch einen einfachen Installationsprozess, der den neuesten und besten Druckertreiber auf seinen Laptop bringt. Innerhalb weniger Minuten sind alle Dokumente, die er braucht, in seiner Hand.
Wieder einmal ist Adam ein sehr glücklicher Benutzer. Aber er hat noch nicht alles im Trockenen.
Adam geht in den Konferenzraum und merkt, dass er vergessen hat, die Agenda zu drucken. In Panik ruft er seine PA im Londoner Büro an und bittet sie, die Tagesordnung per E-Mail zu schicken. In Sekunden kommt sie auf seinem iPhone an - und er leitet die Datei an den gleichen Drucker beim Pausenraum weiter.
"Nun, ich hoffe das funktioniert ..."
Einem Augenblick später hört er das Geräusch von Seiten, die in das Ausgabefach laufen. Krise abgewendet.
"Gerade rechtzeitig für die Präsentation."
Adam macht sich eine gedankliche Notiz, um den IT-Leuten zu danken, die seinen Tag gerettet haben, und er geht sehr glücklich in den Konferenzraum.
Das Problem bei Zach
In der Zwischenzeit ist Zach in Atlanta besorgt darüber, wie sich sein Tag entwickeln wird. Er wünschte wirklich, er hätte letzte Nacht alle seine Dokumente drucken können.
Zach kommt früh am Firmensitz von XYZmart an und findet den "Hot Desking" Bereich. Er loggt sich in den ersten Arbeitsplatz ein, den er sieht, und stellt sich vor, sein Glück könnte sich zum Besseren ändern. Leider weiß Zach nicht, wo der lokale Drucker ist und niemand scheint noch im Büro zu sein. Er konnte die Dokumente per E-Mail an die Rezeptionistin am Empfang senden - er weiß, dass er dort irgendwo einen Drucker gesehen hat - aber viele der Dokumente enthalten hoch vertrauliche Informationen, einschließlich sensibler Umsatzziele.
"Sie hat einen Drucker. Aber kann ich ihr vertrauen? "
Für sein Meeting, das in zwanzig Minuten beginnt, hat Zach keine Möglichkeit, seine Dokumente zu drucken - seine einzige Option wird sein, die Dokumente über seinen Laptop zu präsentieren und sie dann den Sitzungsteilnehmern später am Tag zu mailen. Zach hofft nur, dass der Beamer im Konferenzraum diesmal funktioniert. Beim letzten Mal hat er das sicher nicht getan. Wenn der Projektor ausfällt und er keine Handzettel hat, um die Vorstandsmitglieder zu versorgen, weiß er nicht wirklich, was er tun wird.
Hmmmm ... wird es diesmal funktionieren?"
Zach ist überhaupt nicht glücklich. Und die Chancen stehen gut, dass die Leute in seinem Meeting seine Gefühle teilen werden. Niemand wird daran denken, den Leuten in Zachs IT-Abteilung die Schuld für die Dutzenden von C-Level-Stunden zu geben, die in diesem einen Konferenzraum verschwendet werden. In der Realität wären sie alle produktiver, wenn XYZmart ein flexibleres und robusteres Output Management System installiert hätte. Aber sie taten es nicht. Also sind sie es auch nicht.
"Warum kann Drucken nicht ein einzige Mal funktionieren?"
Ist es wirklich fair, diese Druckfehler auf Zach zu schieben? Sollte Adam gelobt werden, wenn er eine Dokumenten-Infrastruktur nutzt, für die er gar nichts gemacht hat? Werden die beiden IT-Abteilungen für die Stärken und Schwächen ihrer Drucksysteme jeweils anerkannt?
Finden Sie es in unserer nächsten Ausgabe heraus ...